Усім зрозуміло, що мета будь-якого бізнесу – заробляти. Але часто втрати відбуваються не там, де на них чекають. Ми звикли думати, що головний ризик – це втрачені продажі, а насправді гроші витікають усередині компанії, майже непомітно. Десь не передзвонили клієнту, у накладній закралася помилка, важливе завдання "зависло" без виконання, а кілька годин пішло на ручне переписування даних. Окремо це здається дрібницею, але якщо скласти все разом, вийде суттєва сума. В українських реаліях ця проблема стає ще гострішою: постійні зміни в законах, складнощі з логістикою, нестача кваліфікованих кадрів та загальна нестабільність роблять кожну втрачену гривню особливо болісною.

Згідно з опитуванням Європейської бізнес-асоціації, майже 52% малих та середніх компаній в Україні 2024 року визнали, що основні операційні втрати відбуваються через відсутність автоматизації та прозорих процесів. А компанії, які почали використовувати ERP-системи, за перший рік знизили свої витрати в середньому 15–25%.

Щодня без точної системи - це не просто робочий безлад. Це реальні, відчутні гроші, які витікають із бізнесу тисячами гривень.

Як хаос в операціях "з'їдає" прибуток

Коли в компанії немає ясності – хто, що і коли робить, – це не просто незручно. Це є загроза. Справжній операційний хаос, це коли завдання передаються “на словах”, дані розкидані Excel-файлами, відділи працюють “кожен у своєму світі”, а реальну картину в моменті нікому не видно.

Такий хаос особливо небезпечний, бо:

• Він маскується під звичну рутину, всі начебто зайняті, але результатів немає.
  
  

• Його складно відстежити, помилки та затримки накопичуються по ланцюжку.
  
  

• Він розмазує відповідальність, неясно, хто винен, і де збій.
  
  

• Він гальмує розвиток, складно масштабуватись, відкривати філії, наймати людей.
  
  

Розглянемо такий приклад. Ви отримуєте замовлення від клієнта, але:

• Менеджер не відзначив його у системі, а бухгалтерія не виставила рахунок.
  
  

• Склад не знав про відвантаження та товар не відправлено.
  
  

• Клієнт чекає, сердиться та йде.
  
  

Це не поодинока ситуація. Для компаній без чітких процесів це щоденна реальність.

ERP-система, на відміну від окремих рішень типу CRM або Excel, охоплює весь цикл, від заявки до бухгалтерії, складу та логістики. Вона дає контроль, прибирає помилки та дозволяє бачити проблеми ще до того, як вони перетворюються на фінансові втрати.

Саме тут ERP перетворюється з “дорогої програми” на ключ до стабільності та зростання - особливо у реаліях українського ринку, де втрачати не можна.

Де саме губляться гроші: 5 прихованих джерел втрат

Коли в бізнесі немає порядку й автоматизації, втрати відбуваються не в одному місці, а потроху в десятках точок. У звітах ці суми рідко помітні, але насправді вони “з'їдають” відчутну частину обороту.

Ось 5 найчастіших і найболючіших джерел фінансових втрат, які виникають через відсутність ERP-системи:

Все це відбувається щодня, особливо в компаніях, де:

• Використовують Excel та месенджери замість систем.
  
  

• Процеси не прописані та не контролюються.
  
  

• Співробітники "на автоматі" дублюють чи ігнорують кроки.
  
  

• Відділи не обмінюються інформацією вчасно.
  
  

За оцінкою української консалтингової групи Smart Solutions, компанії з оборотом від 500 тис. грн/міс втрачають у середньому 20–30 тис. грн щомісяця через такі внутрішні збої.

І це при тому, що ці втрати можна усунути, впровадивши єдину ERP-система яка об'єднує всі ключові процеси в один простір.

Як порахувати свої втрати: простий приклад та формула

Багато підприємців недооцінюють масштаб хаосу. Але достатньо перевести його в цифри, щоб зрозуміти, що це серйозно.

Ось спрощена формула яка допоможе оцінити, скільки грошей ви втрачаєте щомісяця без ERP-системи:

Втрати = (Кількість співробітників × Середня з/п на годину × Втрачені години на тиждень) + (Упущених замовлень × Середній чек)

Приклад розрахунку для малого бізнесу:

Допустимо, у вас:

• 10 працівників;
  
  

• Средняя зарплата = 150 грн/год;
  
  

• Кожен витрачає в середньому 3 години на тиждень на хаотичну роботу, пошук інформації, переробки;
  
  

• Пропускається 5 замовлень на місяць;
  
  

• Середній чек = 3000 грн.
  
  

Розрахунок:

• Втрати часу: 10×150×3×4 = 18000 грн/міс
  
  

• Втрачені замовлення: 5 × 3 000 = 15000 грн/міс
  
  

Разом: ~33 000 грн на місяць або майже 400 000 грн в год просто через відсутність системи.

Це приклад для бізнесу. Чим більша команда і складніші процеси - тим вищі втрати.

ERP-система допомагає ліквідувати ці “приховані дірки”, переводячи хаос у керовані процеси.

Як показує практика, всі ці проблеми – системні. Навіть якщо здається, що "у нас не так все погано", варто провести аудит: хаос і втрати часто добре маскуються під звичну роботу. Саме ERP-система дозволяє виявити та усунути слабкі місця, вивільнити ресурси які витрачаються даремно, і спрямувати їх на зростання бізнесу.

ERP-система як інвестиція: коли вона окупається

Бізнес часто сприймає ERP як дорогу іграшку, особливо на старті. Але насправді – це інвестиція, яка швидко окупається, якщо вибрати відповідне рішення та грамотно його впровадити.

За даними дослідження Panorama Consulting, 81% компаній заявили, що ERP-система допомогла їм скоротити операційні витрати, а 63% - Поліпшити якість обслуговування клієнтів. Це досягається за рахунок усунення помилок, прискорення процесів та прозорого контролю.

Коли ERP починає давати віддачу?

В середньому в Україні малий та середній бізнес починає відчувати ефект вже через 2–3 місяці після впровадження:

• знижуються накладні витрати;
  
  

• підвищується продуктивність команди;
  
  

• спрощується документообіг та бухгалтерія;
  
  

• зникають слабкі місця в логістиці та постачаннях;
  
  

• зменшується кількість помилок у роботі.
  
  

Простий розрахунок окупності

Якщо ваш бізнес втрачає 30–50 тис. грн. на місяць (див. приклад вище), а вартість впровадження ERP становить 60–80 тис. грн., то повна окупність настає через 2-3 місяці.

А далі система починає економити та приносити прибуток.

ERP – це не просто технологія. Це перехід на новий рівень управління бізнесом. Ви не “оптимізуєте”, а починаєте керувати даними, ресурсами та командою усвідомлено.