В умовах нестабільної економіки, конкуренції та постійних змін бізнесу все важче утримувати клієнтів, контролювати продаж та ефективно управляти командою. Особливо це стосується українських компаній, які з 2022 року переживають не лише трансформацію ринку, а й адаптацію до нових цифрових реалій.

Один із інструментів, який допомагає системно розвивати бізнес навіть у кризу – це CRM-система. За даними порталу DOU, у 2024 році понад 60% малих та середніх підприємств в Україні почали використовувати CRM для автоматизації процесів, обліку клієнтів та управління воронкою продажів. Але що саме таке CRM, і навіщо вона потрібна вашому бізнесу, про це розповімо далі.

Що таке CRM: простими словами

CRM (від англ. Управління взаємовідносинами з клієнтами) – це система управління взаємовідносинами з клієнтами. Простіше кажучи, це програмний інструмент, який допомагає бізнесу зберігати дані про клієнтів, відстежувати етапи продажу, планувати завдання та автоматизувати рутинні процеси.

Якщо у вас Excel-файл з клієнтами, месенджери з невідповідними повідомленнями та менеджери, які забувають про дзвінки, то вам точно потрібна CRM.

За допомогою CRM ви отримуєте:

• Єдину базу всіх клієнтів та угод;

•  Візуальну воронку продажів;

•  Нагадування та завдання для співробітників;

•  Можливість бачити аналітику з продажу;

•  Інтеграції з телефонією, email та сайтом.

Наприклад, власник інтернет-магазину може бачити, хто з клієнтів давно не робив замовлення, які товари цікавили, та автоматично нагадати їм про акції через email чи Viber. Все це без хаосу та ручних помилок.

CRM особливо актуальна в Україні, де велика кількість компаній працює з віддаленими командами, а комунікація з клієнтом часто відбувається у месенджерах, телефонії та через соціальні мережі. Об'єднати все це в одному вікні - ключ до ефективності у 2025 році.

Які завдання вирішує CRM-система

CRM - це не просто база клієнтів, а повноцінний центр управління бізнес-процесами. Вона вирішує відразу кілька ключових завдань, які в ручному режимі вимагають багато часу, уваги та ресурсів.

CRM-система перетворює хаотичний процес спілкування з клієнтами в керовану систему де кожен знає, що робити, коли робити і з ким спілкується.

Крім того, сучасні CRM, такі як Perfectum, дозволяють:

• Вести облік дзвінків та листування з клієнтами.

• Налаштовувати автоматичні розсилки за сегментами.
  
  
• Інтегруватися з маркетплейсами, телефонією, банками, Nova Poshta, email, Telegram та ін.
  
  
• Враховувати фінанси, рахунки, склад - Все в одному місці.

За даними ITC.ua, автоматизація процесів за допомогою CRM дозволяє скоротити втрати лідів. 30–40%, а в деяких галузях - збільшити продажі на 20–25% вже у перші 3 місяці використання.

Кому і коли варто впроваджувати CRM

Багато підприємців думають, що CRM потрібна лише великим компаніям чи відділам продажів із десятками співробітників. Насправді впровадження CRM виправдане вже з перших клієнтів — особливо в умовах нестабільності та високої конкуренції, як зараз є в Україні.

CRM варто впроваджувати, якщо:

1. У вас 5+ клієнтів на тиждень, і ви хочете не втрачати жодного;
2. Є менеджери чи команда, з якою потрібно узгоджено працювати;
3. Ви не встигаєте фіксувати все вручну і втрачаєте заявки чи контакти;
4. Бажаєте збільшити повторні продажі та зберегти лояльність клієнтів;
5. Плануєте масштабуватись: відкривати нові філії, розширювати послуги.

CRM - це не про "розмір бізнесу", а про стадію зрілості. Навіть фрілансеру або власнику інтернет-магазину з десятком замовлень на місяць може бути вигідніше автоматизувати процеси, ніж гаяти час на ручну роботу.

Типові ніші, де CRM особливо ефективна в Україні:

• Інтернет-магазини (обробка замовлень, повторний продаж, реклама);
• Сервіси та послуги: ремонти, клінінг, салони, автообслуговування;
• B2B-компанії: оптова торгівля, логістика, консалтинг;
• Агентства нерухомості та ріелтори;
• Медичні центри, стоматології, клініки;
• Логістика, доставка, транспортні компанії;

За дослідженнями Ukrainian Business Hub, близько 45% МСБ в Україні втрачають частину прибутку через відсутність обліку клієнтів та контроль заявок. CRM допомагає навести порядок та побудувати стабільний потік роботи.

Якщо ви замислювалися, з чого розпочати цифрову трансформацію - CRM стане першим і одним із найвигідніших кроків.

5 головних переваг CRM для бізнесу

CRM-система - це інвестиція, яка швидко окупається за рахунок оптимізації процесів та зростання продажів. Ось 5 ключових переваг, які отримує бізнес після впровадження CRM:

1. Збільшення продажів та повторних замовлень

CRM допомагає точно відстежувати кожен етап воронки продажів, нагадувати менеджерам про важливі дії та «догрівати» клієнтів через автоматичні розсилки. Як результат – більше закритих угод та зворотних клієнтів.

За даними дослідницької групи Netpeak, компанії в Україні після впровадження CRM збільшують продаж у середньому на 20–35% протягом 3–6 місяців.

2. Економія часу та зниження рутини

Усі процеси від заявок до договорів автоматизуються. Співробітники витрачають менше часу на ручне введення даних і можуть зосередитися на продажах та клієнтському сервісі.

3. Прозорість та контроль над командою

Керівник будь-якої миті бачить, чим займається кожен менеджер: скільки дзвінків зроблено, які угоди у роботі, де загвоздки. Це виключає «людський фактор» та допомагає швидко знаходити слабкі місця.

4. Дані та аналітика в реальному часі

CRM збирає та візуалізує статистику: від ефективності реклами до прибутковості клієнта. Це дозволяє приймати рішення з урахуванням фактів, а не на інтуїції.

5. Масштабованість бізнесу

Зі зростанням компанії ви не впираєтесь в «хаос». CRM масштабується разом із вами: додаються нові відділи, співробітники, процеси, і це залишається під контролем.

Ці переваги особливо важливі зараз, коли українському бізнесу потрібно бути гнучким, швидким та конкурентним. CRM – це не просто софт, а інструмент сталого розвитку.

Як вибрати CRM і з чого почати впровадження

Ринок CRM-систем сьогодні є величезним: від простих хмарних рішень до складних корпоративних платформ. Але ключ до успішного впровадження не в ціні чи “модності”, а відповідно до системи вашого бізнесу.

На що звернути увагу при виборі CRM:

• Локалізація - чи є українська версія, підтримка українською мовою;
• Функціональність - автоматизація завдань, воронка, аналітика, інтеграція;
• Гнучкість - чи можна адаптувати ваш бізнес-процес;
• Підтримка та навчання - як швидко можна стартувати, чи є допомога;
• Безпека даних - де зберігаються дані, чи є резервне копіювання;
• Ціна - чи є безкоштовний період, гнучка тарифікація.

З чого почати використання:

1. Опишіть поточний процес роботи з клієнтами – від першого контакту до закриття угоди.
2. Виділіть слабкі місця - де найчастіше губляться клієнти або відбувається плутанина.
   
   
3. Виберіть CRM, яка вирішує ці завдання — почніть із тестового періоду або демо.
   
   
4. Підключіть одного менеджера та відпрацюйте на ньому процес.
   
   
5. Поступово масштабуйте всю команду.

Якщо ви вибираєте CRM для бізнесу в Україні — звертайте увагу на локальні рішення, такі як Perfectum CRM, які вже адаптовані до законодавства, інтеграції та реалії місцевого ринку.

CRM – це не разова покупка, а частина стратегії зростання. Навіть базове впровадження допоможе навести лад і підготувати ваш бізнес до масштабування та сталого розвитку.