Налаштування шаблонів ел. листів
11 грудня 2022
👁 2363
Шаблони ел. листів - це автоматичні листи, які надсилаються системою на email співробітників, клієнтів поточних та потенційних за певних подій (дій).
Для перегляду або редагування шаблонів необхідно зайти в "Налаштування -> Компанія -> Шаблони ->Шаблони ел.листів".
Для перегляду або редагування шаблонів необхідно зайти в "Налаштування -> Компанія -> Шаблони ->Шаблони ел.листів".
На сторінці доступно:
- Тема листа
- Назва листа
- Увімкнути (зробити активними) усі шаблони
- Вимкнути (зробити неактивними) всі шаблони
- Вимкнути (зробити неактивним) конкретний лист
*при вимкненні лист не надсилатиметься.
Вмикати або вимикати шаблони електронних листів, редагувати шаблони можуть Адміністратор системи та користувачі з відповідними правами.
Perfectum CRM+ERP надає можливість заповнювати шаблони електронних листів різними мовами.
Perfectum CRM+ERP надає можливість заповнювати шаблони електронних листів різними мовами.
При натисканні на шаблон відкривається режим редагування.
На сторінці доступні:
- Назва листа
- Тема листа (відображається в системі у списку шаблонів)
- Назва компанії відправника
- Email відправника (пошта домену)
- Чек-бокси "Надіслати як звичайний текст"; "Вимкнути" (відключити лист від відправки)
- Шорткод для швидкого та зручного заповнення полів з інформацією. Дані в шорткодах автоматично з'являються із заповнених користувачем відповідних полів у налаштуваннях
- Тема листа обраною мовою
- Редактор тексту
- Поле для введення тексту листа. Доступна можливість не лише друкувати текст всередині поля або вставляти його, але й використовувати шорткод для швидкого набору тексту
- Інші мови
Важливо: при копіюванні тексту до шаблону, цей текст матиме стиль копійованого тексту при додаванні до шаблону.
Спосіб очистити стиль тексту:
- у редакторі виділити необхідний текст, натиснути Формат -> Видалити форматування.
- помістити текст спочатку в блокнот і потім копіювати в шаблон.
- вставляти текст за допомогою комбінацій Ctrl+Shift+V (Command+Shift+V на Mac OS).
Користувачу можна використовувати такі групи шаблонів ел. листів:
- Запити
- Договори
- Рахунки
- Завдання
- Клієнти
- Пропозиції
- Проекти
- Співробітники
- Ліди
- Підбір персоналу
- Партнерство
- Програмний PPO. Інтеграція з Checkbox
- Купони
- Інтеграція з Zoom
*при покупці додаткових модулів додаються нові шаблони листів. Назва групи відповідатиме назві модуля.
Розглянемо детально сценарії, за яких надсилається кожен лист.
Група "Запити"
Відкритий новий тікет (відкритий персоналом, надісланий замовнику) - повідомлення про запит від персоналу компанії до замовника.
Відповідь на тікет (наданий клієнту) - текст відповіді на тікет (запит) клієнта.
Відкрито новий тикет (автовідповідь) - автоматичний лист, який повідомляє про те, що запит клієнта потрапив до системи.
Створено новий квиток (відкритий клієнтом, надісланий співробітникам) - лист із посиланням на запит клієнта.
Відповідь на квиток (відправлено персоналу) - відповідь, надіслана персоналу клієнта, який має доступ до запиту.
Автоматичне закриття тікета - це повідомлення про автоматичне закриття запиту системою з різних причин.
Встановіть новий пароль - сповіщення про необхідність користувача встановити новий пароль.
Група "Договори"
Нагадування про закінчення терміну дії договору (надіслано контактам клієнтів) - відправляється за кілька днів до закінчення терміну. договору (у шаблоні є можливість вказати скільки саме ще діє пропозиція).
Надіслати контракт клієнту - всередині листа знаходиться готовий договір на ознайомлення та підписання.
Новий коментар договору - з появою уточнень/коментарів за поточними договорами.
Нагадування про закінчення терміну дії контракту (надіслано персоналу) - нагадування про закінчення терміну дії договору.
Підписаний контракт (надіслано персоналу) - повідомлення про підписання контракту/договору.
Група "Рахунки"
Надайте рахунок клієнту - повідомлення про створення рахунку для клієнта та необхідність оплати.
Записано платіж за рахунком-фактурою (відправлено клієнту) - повідомлення про те, що оплату прийнято.
Сповіщення про прострочені рахунки - повідомлення про прострочення строку оплати рахунку.
Рахунок-фактура вже надісланий замовнику - посилання на створений рахунок для оплати.
Записаний платіж за рахунком-фактурою (відправлений персоналу) - повідомлення про запис платежу в системі.
Надіслати Акт клієнту - повідомлення про те, що акт за рахунком №... готовий, з посиланням на перегляд та скачування.
Надіслати Накладну клієнту - повідомлення про те, що накладна за рахунком №... готова, з посиланням на перегляд і скачування.
Накладну підписано (надіслано персоналу) - повідомлення про те, що накладну за рахунком №... підписано.
Акт підписано (відправлено персоналу) - повідомлення про те, що акт за рахунком №... підписано.
Група "Завдання"
Нові призначені завдання (надіслано персоналу) - повідомлення співробітника про нове завдання.
Користувачів, які додаються як послідовник на завдання (відправлений персоналу) - повідомлення співробітника про те, що він призначений спостерігачем у завдання.
Додано новий коментар до завдання-повідомлення про новий коментар у завданні.
Новий додаток (-и) у завданні (надісланий персоналу) - повідомлення про те, що до завдання додано вкладений файл.
Нагадування про терміни виконання завдань – направлені призначеним членам - нагадування про дедлайн завдання.
Новий додаток (-и) у завданні (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення про те, що в завдання додано вкладений файл.
Додано новий коментар у завданні - повідомлення про новий коментар у завданні.
Стан завдання змінено (надіслано персоналу) - повідомлення про зміну статусу завдання.
Стан завдання змінено (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення про зміну статусу завдання.
Група "Клієнти"
Новий контакт доданий/зареєстрований (електронна пошта привітання) - клієнту надсилається доступ до особистого кабінету з логіном та паролем.
Відновлення пароля - відправляється при спробі відновити пароль, містить посилання на сторінку відновлення пароля.
Ваш пароль було змінено - повідомлення про зміну пароля.
Встановіть новий пароль - інструкція, як змінити пароль.
Виписка за рахунком - містить файл, в якому представлені всі транзакції за вибраний період.
Реєстрація нового клієнта (надіслано адміністраторам) - повідомлення адміністраторів про реєстрацію нового клієнта в клієнтському порталі.
Реєстрацію клієнта підтверджено - повідомлення про те, що клієнт підтвердив реєстрацію.
Перевірка електронної пошти (надіслано на контакт після реєстрації) - посилання для верифікації електронної пошти.
Завантажено новий файл(и) профіль клієнта (відправлено персоналу) - повідомлення про те, що клієнт завантажив новий файл у профіль.
Вихідний лист.
Поштове повідомлення про призначення тестування - співробітнику призначено тестування, яке йому необхідно пройти.
Група "Пропозиції"
Дія клієнта - прийнято (надіслано персоналу) - приходить персоналу компанії після прийняття клієнтом комерційної пропозиції.
Надіслати пропозицію замовнику - містить файл з комерційною пропозицією клієнту або потенційному клієнту.
Дія клієнта - відхилена (відправлена персоналу) - приходить персоналу компанії після відхилення клієнтом комерційної пропозиції.
Спасибі електронною поштою (відправлено клієнтові після прийняття) - лист подяки клієнту та повідомлення про швидкий контакт.
Додано коментар - повідомлення клієнта про додавання коментаря до комерційної пропозиції.
Додано коментар (відправлено співробітнику) - повідомлення співробітника (співробітників) про додавання коментаря до комерційної пропозиції.
Нагадування про закінчення терміну дії пропозиції - повідомлення клієнта про закінчення терміну дії пропозиції.
Група "Проекти"
Нове обговорення проекту (надіслано учасникам проекту) - повідомлення учасників проекту всередині компанії про обговорення.
Нове обговорення проекту (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення учасників проекту з боку клієнта про обговорення.
Завантажено нові файли проекту (відправлені контактам клієнтів) - повідомлення учасників проекту з боку клієнта про додавання нових файлів.
Завантажено нові файли проекту (відправлено учасникам проекту) - повідомлення учасників проекту про додавання нових файлів.
Новий коментар до обговорення (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення учасників проекту з боку клієнта про додавання нового коментаря.
Новий коментар до обговорення (надіслано учасникам проекту) - повідомлення учасників проекту з боку компанії про додавання нового коментаря.
персонал доданий як член проекту - повідомлення співробітників вашої компанії що вони додані до проекту.
Створено новий проект (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення клієнта про додавання проекту для його компанії, містить посилання на проект.
Проект позначений як завершений (відправлений контактам клієнтів) - повідомлення клієнта про завершення проекту.
Група "Співробітники"
Створено нового співробітника (вітальний лист) - повідомлення співробітника, що його додали в систему.
Створення нового пароля - містить посилання з інформацією для створення пароля для входу.
Ваш пароль було змінено - повідомлення про зміну пароля.
Двофакторна аутентифікація - підтвердження логіна через двофакторну аутентифікацію.
У вас є новий нагадування! - нагадування приходить, коли співробітник створює його собі в календарі, або отримує повідомлення від інших учасників проектів/задач.
Наказ.
Двофакторна аутентифікація Google Authenticator - відновлення логіну за допомогою двофакторної аутентифікації Google Authenticator.
Група "Ліди"
Новий лід призначений співробітнику - повідомлення співробітника про те, що йому призначено нового ліда (з'являється доступ до ліда).
Ми отримали ваш запит - лист, який підтверджує отримання запиту від вашого ліда.
Група "Підбір персоналу"
Шаблон для надсилання пропозиції щодо роботи - запрошення кандидата на посаду.
Група "Партнерство"
Новий доступний лід - повідомлення партнера про новий доступний лід.
Новий доступний запит підтримки – це повідомлення партнера про новий доступний запит підтримки.
Нова відповідь на тикет (надсилати партнерам) - повідомлення партнера про відповідь на запит.
Група "Програмний PPO. Інтеграція з Checkbox"
Фіскальний чек - повідомлення клієнта про відправку фіскального чека.
Група "Купони"
Купон для клієнта - це повідомлення клієнта про новий купон.
Група "Інтеграція з Zoom"
Зустріч у Zoom - лист із даними для входу в Zoom-call.
Нагадування про зустріч - нагадування про Zoom-call.