Налаштування шаблонів ел. листів

23 листопада 2023
👁 3251

Шаблони ел. листів - це автоматичні листи, які надсилаються системою на email співробітників, клієнтів поточних та потенційних за певних подій (дій).
Для перегляду або редагування шаблонів необхідно зайти в "Налаштування -> Компанія -> Шаблони ->Шаблони ел.листів".

 

На сторінці доступно:

  1. Тема листа
  2. Назва листа
  3. Увімкнути (зробити активними) усі шаблони
  4. Вимкнути (зробити неактивними) всі шаблони
  5. Вимкнути (зробити неактивним) конкретний лист

*при вимкненні лист не надсилатиметься.

Template email 1

Вмикати або вимикати шаблони електронних листів, редагувати шаблони можуть Адміністратор системи та користувачі з відповідними правами.
Perfectum CRM+ERP надає можливість заповнювати шаблони електронних листів різними мовами.

 

При натисканні на шаблон відкривається режим редагування.

 

На сторінці доступні:

  1. Назва листа
  2. Тема листа (відображається в системі у списку шаблонів)
  3. Назва компанії відправника
  4. Email відправника (пошта домену)
  5. Чек-бокси "Надіслати як звичайний текст"; "Вимкнути" (відключити лист від відправки)
  6. Шорткод для швидкого та зручного заповнення полів з інформацією. Дані в шорткодах автоматично з'являються із заповнених користувачем відповідних полів у налаштуваннях*
  7. Тема листа обраною мовою
  8. Редактор тексту
  9. Поле для введення тексту листа. Доступна можливість не лише друкувати текст всередині поля або вставляти його, але й використовувати шорткод для швидкого набору тексту
  10. Інші мови

Template email 9

Template email 10

* Доступні шорткоди

Важливо: при копіюванні тексту до шаблону, цей текст матиме стиль копійованого тексту при додаванні до шаблону.

 

Спосіб очистити стиль тексту:

  • у редакторі виділити необхідний текст, натиснути Формат -> Видалити форматування.
  • помістити текст спочатку в блокнот і потім копіювати в шаблон.
  • вставляти текст за допомогою комбінацій Ctrl+Shift+V (Command+Shift+V на Mac OS).

 

Template email 3

Користувачу можна використовувати такі групи шаблонів ел. листів:

  • Запити
  • Договори
  • Рахунки
  • Завдання
  • Клієнти
  • Пропозиції
  • Проекти
  • Співробітники
  • Ліди
  • Підбір персоналу
  • Партнерство
  • Програмний PPO. Інтеграція з Checkbox
  • Купони
  • Інтеграція з Zoom

При покупці додаткових модулів додаються нові шаблони листів. Назва групи відповідатиме назві модуля.

 

Розглянемо детально сценарії, за яких надсилається кожен лист.

 

Група "Запити"

Відкритий новий запит (відкритий персоналом, надісланий замовнику) - повідомлення про запит від персоналу компанії до замовника.

Відповідь на запит (наданий клієнту) - текст відповіді на запит (запит) клієнта.

Відкрито новий запит (автовідповідь) - автоматичний лист, який повідомляє про те, що запит клієнта потрапив до системи.

Створено новий квиток (відкритий клієнтом, надісланий співробітникам) - лист із посиланням на запит клієнта.

Відповідь на квиток (відправлено персоналу) - відповідь, надіслана персоналу клієнта, який має доступ до запиту.

Автоматичне закриття запиту - це повідомлення про автоматичне закриття запиту системою з різних причин.

Встановіть новий пароль - сповіщення про необхідність користувача встановити новий пароль.

 

Група "Договори"

Нагадування про закінчення терміну дії договору (надіслано контактам клієнтів) - оправляється за кілька днів до закінчення терміну. договору (у шаблоні є можливість вказати скільки саме ще діє пропозиція).

Надіслати контракт клієнту - всередині листа знаходиться готовий договір на ознайомлення та підписання.

Новий коментар договору - з появою уточнень/коментарів за поточними договорами.

Нагадування про закінчення терміну дії контракту (надіслано персоналу) - нагадування про закінчення терміну дії договору.

Підписаний контракт (надіслано персоналу) - повідомлення про підписання контракту/договору.

 

Група "Рахунки"

Відправте рахунок клієнту - повідомлення про створення рахунку для клієнта та необхідність оплати.

Записано платіж за рахунком-фактурою (відправлено клієнту) - повідомлення про те, що оплату прийнято.

Повідомлення про прострочені рахунки - це повідомлення про прострочення строку оплати рахунку.

Рахунок-фактура вже надісланий замовнику - посилання на створений рахунок для оплати.

Записаний платіж за рахунком-фактурою (відправлений персоналу) - повідомлення про запис платежу в системі.

Відправити Акт клієнту - повідомлення про те, що акт за рахунком №... готовий, з посиланням на перегляд та скачування.

Надіслати Накладну клієнту - повідомлення про те, що накладна за рахунком №... готова, з посиланням на перегляд та скачування.

Накладну підписано (надіслано персоналу) - повідомлення про те, що накладну за рахунком №... підписано.

Акт підписано (відправлено персоналу) - повідомлення про те, що акт за рахунком №... підписано.

 

Група "Завдання"

Нові призначені завдання (надіслано персоналу) - повідомлення співробітника про нове завдання.

Користувачів, які додаються як послідовник на завдання (відправлений персоналу) - повідомлення співробітника про те, що його призначено спостерігачем у завдання.

Додано новий коментар до завдання-повідомлення про новий коментар у завданні.

Новий додаток (-и) у завданні (надісланий персоналу) - повідомлення про те, що до завдання додано вкладений файл.

Нагадування про терміни виконання завдань – направлені призначеним членам - нагадування про дедлайн завдання.

Новий додаток (-и) у завданні (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення про те, що завдання додано вкладений файл.

Додано новий коментар у завданні - повідомлення про новий коментар у завданні.

Стан завдання змінено (надіслано персоналу) - повідомлення про зміну статусу завдання.

Стан завдання змінено (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення про зміну статусу завдання.

Вас згадали у коментарі до завдання - сповіщення про те, що Вас згадали у коментарях до завдання

 

Група "Клієнти"

Новий контакт доданий/зареєстрований (електронна пошта привітання) - клієнту надсилається доступ до особистого кабінету з логіном та паролем.

Відновлення пароля - відправляється при спробі відновити пароль, містить посилання на сторінку відновлення пароля.

Ваш пароль було змінено - повідомлення про зміну пароля.

Встановіть новий пароль - інструкція, як змінити пароль.

Виписка за рахунком - містить файл, в якому представлені всі транзакції за вибраний період.

Реєстрація нового клієнта (надіслано адміністраторам) - повідомлення адміністраторів про реєстрацію нового клієнта в клієнтському порталі.

Реєстрацію клієнта підтверджено - повідомлення про те, що клієнт підтвердив реєстрацію.

Перевірка електронної пошти (надіслано на контакт після реєстрації) - посилання для верифікації електронної пошти.

Завантажено новий файл(и) профіль клієнта (відправлено персоналу) - повідомлення про те, що клієнт завантажив новий файл у профіль.

Вихідний лист.

Поштове повідомлення про призначення тестування - клієнту призначено тестування, яке йому необхідно пройти.

Акт звіряння - повідомлення, яке надсилає акт звіряння клієнта за транзакціями накладні/акти.

Поштове повідомлення про призначення анкетування - клієнту призначено анкетування, яке йому необхідно пройти.

Лист з інформацією про закупівлю (всім контактам клієнтів) - у листі вказується інформація про створену закупівлю у клієнта постачальника.

 

Група "Пропозиції"

Дія клієнта – прийнята (відправлена персоналу) – приходить персоналу компанії після прийняття клієнтом комерційної пропозиції.

Надіслати пропозицію замовнику - містить файл з комерційною пропозицією клієнту або потенційному клієнту.

Дія клієнта – відхилена (відправлена персоналу) – приходить персоналу компанії після відхилення клієнтом комерційної пропозиції.

Спасибі електронною поштою (відправлено клієнтові після прийняття) - лист подяки клієнту та повідомлення про швидкий контакт.

Додано коментар - повідомлення клієнта про додавання коментаря до комерційної пропозиції.

Додано коментар (відправлено співробітнику) - повідомлення співробітника (співробітників) про додавання коментаря до комерційної пропозиції.

Нагадування про закінчення терміну дії пропозиції - повідомлення клієнта про закінчення терміну дії пропозиції.

 

Група "Проекти"

Нове обговорення проекту (відправлено учасникам проекту) – повідомлення учасників проекту всередині компанії про обговорення.

Нове обговорення проекту (відправлено контактам клієнтів) – повідомлення учасників проекту з боку клієнта про обговорення.

Завантажено нові файли проекту (відправлено контактам клієнтів) - повідомлення учасників проекту з боку клієнта про додавання нових файлів.

Завантажено нові файли проекту (відправлено учасникам проекту) - повідомлення учасників проекту про додавання нових файлів.

Новий коментар до обговорення (надіслано контактам клієнтів) - повідомлення учасників проекту з боку клієнта про додавання нового коментаря.

Новий коментар до обговорення (надіслано учасникам проекту) - повідомлення учасників проекту з боку компанії про додавання нового коментаря.

Персонал доданий як член проекту - повідомлення співробітників Вашої компанії, що вони додані до проекту.

Створено новий проект (відправлено контактам клієнтів) - повідомлення клієнта про додавання проекту до його компанії, містить посилання на проект.

Проект позначений як завершений (відправлений контактам клієнтів) - повідомлення клієнта про завершення проекту.

 

Група "Співробітники"

Створено нового співробітника (вітальний лист) - повідомлення співробітника, що його додали в систему.

Створення нового пароля - містить посилання з інформацією для створення пароля для входу.

Ваш пароль було змінено - повідомлення про зміну пароля.

Двофакторна аутентифікація - підтвердження логіна через двофакторну аутентифікацію.

У Вас є нове нагадування! - нагадування приходить, коли співробітник створює його собі в календарі, або отримує повідомлення від інших учасників проектів/задач.

Наказ.

Двофакторна аутентифікація Google Authenticator - відновлення логіну за допомогою двофакторної аутентифікації Google Authenticator.

План співробітника на сьогодні – повідомлення з інформацією про щоденний план роботи співробітника.

 

Група "Ліди"

Новий лід призначений співробітнику - повідомлення співробітника про те, що йому призначено нового ліда (з'являється доступ до ліда).

Ми отримали Ваш запит - лист, який підтверджує отримання запиту від Вашого ліда.

 

Група "Підбір персоналу"

Шаблон для надсилання пропозиції щодо роботи - запрошення кандидата на посаду.

 

Група "Поштовий клієнт"

Тут є 10 шаблонів для надсилання в поштовому клієнті.

 

Група "Журнал запису"

Нагадування про подію ліду - повідомлення про швидку подію, пов'язану з лідом.

Нагадування про подію клієнту – повідомлення про швидку подію, пов'язану з клієнтом.

 

Група "Курси"

Зміна курсу для співробітників - повідомлення про зміну в курсі, де бере участь співробітник.

Зміна курсу для клієнта - повідомлення про зміну в курсі, де бере участь клієнт.

Зміна курсу для ліда - повідомлення про зміну в курсі, де бере участь лід.

Новий курс призначено клієнту – повідомлення про новий призначений курс для клієнта.

Новий курс призначено співробітнику - повідомлення про новий призначений курс для співробітника.

 

Група "Купони"

Купон для клієнта – повідомлення, в якому відправляється купон для клієнта.

 

Група "Партнерство"

Новий доступний лід - повідомлення партнера про новий доступний лід.

Новий доступний запит підтримки – це повідомлення партнера про новий доступний запит підтримки.

Нова відповідь на запит (надсилати партнерам) - повідомлення партнера про відповідь на запит.

Новий запит від афілійованого клієнта – це повідомлення партнера про новий запит підтримки від афілійованого клієнта.

 

Група "Програмний PPO. Інтеграція з Checkbox"

Фіскальний чек - повідомлення клієнта про відправку фіскального чека.

 

Група "Інтеграція із Zoom"

Зустріч у Zoom - лист із даними для входу в Zoom-call.

Нагадування про зустріч - нагадування про Zoom-call.

 

Група "База об'єктів"

Надіслати об'єкт клієнту або ліду - надсилає шаблон з інформацією про об'єкт клієнту або ліду.

Корпоративне навчання

Фахівці навчального центру допоможуть зрозуміти загальні принципи
роботи і навчать вашу команду ефективним прийомам.