Після завершення початкового налаштування рекомендується перевірити додаткові параметри системи, необхідні для роботи співробітників, ведення клієнтів, продажів, фінансів, завдань та інших робочих процесів.

Набір доступних розділів та налаштувань залежить від версії системи, встановлених модулів та прав доступу користувача. Виконайте лише ті налаштування, які будуть використовуватись у роботі вашої компанії.

Співробітники та права доступу

Перед початком роботи співробітників рекомендується створити ролі та перевірити права доступу до розділів системи.

Доступні можливості:

Перейдіть шляхом: Налаштування - Компанія - Ролі.

Ролі співробітників - дозволяють заздалегідь сформувати набір прав доступу для певної посади або групи співробітників. Наприклад, можна створити окремі ролі для керівника, менеджера, бухгалтера та адміністратора.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Компанія - Співробітники - Виберіть співробітника - Редагувати - Права співробітника.

Права співробітників - визначають, які розділи та дані співробітник може переглядати, додавати, змінювати або видаляти. Права можна налаштувати окремо для кожного працівника.

Примітка. При призначенні ролі права співробітника може бути замінено правами обраної ролі. Співробітники з правами адміністратора мають повний доступ до системи, незалежно від призначеної ролі.

Продажі та фінанси

Перед створенням пропозицій, рахунків на оплату та інших фінансових документів рекомендується налаштувати валюти, податкові ставки, способи оплати та позиції прайсу.

Доступні можливості:

Перейдіть шляхом: Налаштування - Продаж - Фінанси - Валюти.

Налаштування валют - дозволяє визначити основну валюту системи та додати додаткові валюти для проведення фінансових операцій.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Продаж - Фінанси - Податкові ставки.

Податкові ставки - використовуються для автоматичного розрахунку податків у рахунках, пропозиціях та інших документах. Для кожної ставки можна вказати назву та розмір податку.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Продаж - Фінанси - Способи оплати.

Способи оплати - дозволяють додати доступні способи оплати, банківські реквізити та визначити, які способи використовуватимуться в рахунках або витратах.

Перейдіть шляхом: Продаж - Прайси.

Позиції прайсу - дозволяють заздалегідь створити товари або послуги із зазначенням опису, вартості, валюти, одиниці виміру, податку та категорії. Створені позиції можна швидко додавати до рахунків та пропозицій.

Примітка. Способи оплати через Інтернет налаштовуються окремо після встановлення відповідного модуля платіжної системи.

Клієнти та ліди

Налаштуйте правила роботи з клієнтами та лідами відповідно до процесу продажу вашої компанії.

Доступні можливості:

Перейдіть шляхом: Налаштування - Продаж - Клієнти - Налаштування.

Налаштування клієнтів - дозволяють визначити доступні вкладки картки клієнта, поля, перевірку даних, країну за умовчанням, відображення інформації в документах та інші параметри роботи з клієнтами.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Продаж - Ліди - Налаштування.

Налаштування лідів - дозволяють налаштувати загальні правила роботи з потенційними клієнтами, обмеження відображення в режимі Канбан, інтеграцію з електронною поштою та форми отримання лідів.

Примітка. Перед початком роботи з лідами також рекомендується створити необхідні статуси, джерела, типи та причини програшу лідів.

Завдання та проекти

Перед постановкою завдань співробітникам налаштуйте загальні правила роботи із завданнями, їх статуси та стадії проектів.

Доступні можливості:

Перейдіть шляхом: Налаштування - Конфігурація - Програми - Завдання.

Налаштування задач - дозволяють визначити правила створення та виконання завдань, роботу таймерів, контрольних списків, підзадач, статусів, пріоритетів та картки завдання.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Проекти - Завдання - Статуси завдань.

Статуси завдань - використовуються для відображення поточного стану виконання завдання. Для кожного статусу можна визначити назву, колір, порядок та інші параметри.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Проекти - Проекти - Стадії проектів.

Стадії проектів - дозволяють розподілити проекти за етапами виконання та використовуються для їх відображення в режимі Канбан.

Електронна пошта та сповіщення

Для надсилання системних листів та повідомлень співробітникам та клієнтам необхідно налаштувати службову електронну пошту та перевірити шаблони листів.

Доступні можливості:

Перейдіть шляхом: Установки - Початкові налаштування - Службова пошта.

Службова електронна пошта - використовується для надсилання повідомлень співробітникам, клієнтам та лідам, відновлення паролів та автоматичного відправлення системних листів.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Компанія - Шаблони - Шаблони електронних листів.

Шаблони електронних листів - визначають текст автоматичних листів, які система надсилає під час виконання певних дій. Перед початком роботи рекомендується перевірити текст, дані компанії та службові змінні.

Черга електронної пошти - дозволяє поступово надсилати листи через планувальник завдань та зменшити навантаження під час масового надсилання повідомлень.

Налаштування повідомлень - дозволяють кожному співробітнику визначити, про які зміни в завданнях, проектах, пропозиціях, договорах, запитах та інших розділах він отримуватиме повідомлення.

Після підключення електронної пошти рекомендується надіслати тестовий лист та перевірити адресу відправника, підключення до поштового сервера та доставку повідомлення.

Підтримка клієнтів

Налаштування цього розділу необхідно виконати, якщо компанія використовує модуль підтримки для отримання та обробки запитів клієнтів.

Доступні можливості:

Налаштування розділу "Підтримка" - дозволяють визначити загальні правила роботи із запитами, повідомлення, автоматичне закриття запитів та інші параметри модуля.

Відділи підтримки - дозволяють розподілити запити клієнтів між різними відділами компанії та визначити співробітників, які можуть їх переглядати та обробляти.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Компанія - Підтримка - Відділи.

Примітка. Розділ "Відділи" доступний за наявності відповідного модуля підтримки.

Товарообіг та додаткові модулі

Налаштування цього розділу необхідно виконувати лише за наявності відповідних модулів у вашій версії системи.

Доступні можливості:

Способи доставки - дозволяють створити доступні варіанти доставки, які будуть використовуватися при оформленні та обробці замовлень.

Налаштування модуля "Склад" - дозволяють створити склади, визначити основний склад, налаштувати облік залишків, штрихові коди, повідомлення про мінімальну кількість товару та інші параметри товарообігу.

Модуль "Філії" - дозволяє створити структуру компанії, розподілити співробітників та дані між філіями та обмежити доступ до інформації інших підрозділів.

Налаштування особистого кабінету клієнта - дозволяють визначити доступні клієнту розділи, документи та можливості особистого кабінету.

Налаштування клієнтського меню - дозволяють змінити порядок пунктів меню особистого кабінету, приховати непотрібні розділи та додати власні назви або роздільники.

Перевірка готовності системи

Після завершення додаткових налаштувань рекомендується перевірити основні робочі процеси системи.

• Створіть тестового співробітника та призначте йому відповідну роль.
• Увійдіть до системи під обліковим записом тестового співробітника та перевірте доступ до розділів.
• Створіть тестового клієнта або ліда.
• Створіть завдання, призначте виконавця та змініть його статус.
• Створіть тестовий проект та вкажіть його стадію.
• Створіть пропозицію або рахунок на оплату з позицією прайсу.
• Перевірте правильність валюти, податкової ставки та доступних способів оплати.
• Надішліть електронний лист.
• Перевірте отримання внутрішніх повідомлень та повідомлень електронною поштою.
• Перевірте встановлені додаткові модулі.
• Після успішного виконання перевірки система готова до подальшого налаштування робочих процесів і повноцінної роботи співробітників.