Командою Perfectum CRM+ERP розроблено модуль “Вхідні документи”, який дозволяє працювати з різними типами вхідних документів.

Для роботи в цьому розділі необхідно:

• Увімкнути модуль за шляхом: Налаштування - Конфігурація - Управління модулями.
• Увімкнути сповіщення та виведення інформації від модуля, як описано в даній статті нижче.
• Перейти за шляхом "Компанія - Вхідні документи".

Доступні можливості:

1. Кнопка "Додати новий документ" - для створення нового вхідного документу.
2. Кнопка "Таблиця" - відкриває повний перегляд таблиці вхідних документів або закриває повний перегляд таблиці і відкриває попередній перегляд документу.
3. Фільтр "Дата документу" - для пошуку вхідного документу за заданий період.
4. Фільтр по "Тип документу" - для пошуку вхідного документу за типом.
5. Фільтр "Відповідальний співробітник" - для пошуку вхідного документу за призначеним відповідальним співробітником.
6. Фільтр “Мультикомпанія” - для пошуку вхідного документу за обраною компанією.
7. Поле для вибору кількості відображення вхідних документів на сторінці (10,25,50...).
8. Кнопка "Експорт" - для експорту таблиці вхідних документів.
9. Кнопка “Оновити” - для оновлення даних в таблиці.
10. Графа "Пошук" - для пошуку вхідного документу за назвою.
11. Стовпець "№" - при натисканні відкривається попередній перегляд вхідного документу.
12. Стовпець "Назва" - при натисканні відкривається попередній перегляд вхідного документу.

    - Кнопка "Редагувати" - для редагування вхідного документу.

    - Кнопка "Видалити" - видалення непотрібного вхідного документу.

13. Стовпець “Тип” - для відображення типу вхідного документу.
14. Стовпець “Підрядники” - для відображення обраного в документі підрядника серед Клієнтів. При натисканні відкривається картка клієнта-підрядника.
15. Стовпець “Співробітники” - для відображення обраного в документі відповідального співробітника компанії. При натисканні відкривається профіль співробітника.
16. Стовпець “Дата” - для відображення дати створення документа.
17. Стовпець “Дата закінчення” - для відображення дати закінчення строку дії документа.
18. Стовпець “Статус” - для відображення статусу документу.
19. Стовпець “Підписаний” - для вибору та відображення помітки підписання документу.
20. Стовпець “Мультикомпанія” - для відображення обраної в документі компанії.

Доступні типи вхідного документу:

• Рахунок на оплату.
• Договір.
• Акт.
• Лист.

При створенні типу вхідного документа "Договір" доступні такі поля для заповнення:

• Назва – обов'язкове поле для вказання назви вхідного документа.
• Підрядники - для вибору підрядника зі списку клієнтів-підрядників компанії.
• Відповідальний співробітник - для вказання співробітника, відповідального за документ.
• Мультикомпанія – для вибору необхідних реквізитів компанії.
• Тип - обов'язкове поле для вибору типу вхідного документа.
• Реквізити – для вибору реквізитів підрядника.
• Рахунок на оплату - для вибору одного або кількох рахунків обраного клієнта.
• Акт - для вибору одного або кількох актів обраного клієнта.
• Сума договору - для введення/редагування суми договору. При вибраному раніше рахунку клієнта проставляється його сума. Якщо вибрано кілька рахунків в одній валюті, їх суми плюсуються і результат буде виведено в даному полі.
• Валюта – для введення/редагування валюти договору. При вибраному раніше рахунку клієнта проставляється його валюта. Без введеної суми документа проставляється валюта за замовчуванням.
• Дата початку – обов'язкове поле для вказання дати початку дії документа.
• Дата закінчення - для вказання дати закінчення дії документа.
• Опис - для введення опису вхідного документа.
• Вкладення - для завантаження одного або кількох файлів, пов'язаних із документом.

При створенні типу вхідного документа "Акт" доступні такі поля для заповнення:

• Назва – обов'язкове поле для вказання назви вхідного документа.
• Підрядники - для вибору підрядника зі списку клієнтів-підрядників компанії.
• Відповідальний співробітник - для вказання співробітника, відповідального за документ.
• Мультикомпанія – для вибору необхідних реквізитів компанії.
• Тип - обов'язкове поле для вибору типу вхідного документа.
• Рахунок на оплату - для вибору одного рахунку обраного клієнта.
• Сума акта - для введення/редагування суми акта. При вибраному раніше рахунку клієнта проставляється його сума. Редагувати її не можна.
• Валюта – для введення/редагування валюти документа. При вибраному раніше рахунку клієнта проставляється його валюта. Без введеної суми документа проставляється валюта за замовчуванням.
• Дата акту є обов'язковим полем для вказання дати створення документа.
• Примітка до акту - для введення примітки до вхідного документа.
• Вкладення - для завантаження одного або кількох файлів, пов'язаних із документом.

Примітка: Під час редагування рахунку або акта не дозволяється вибирати акт або рахунок, якщо суми або валюти у них різні. Якщо є пов'язані акт та рахунок, то при редагуванні суми чи валюти вони змінюються і в іншого пов'язаного документа, рахунку чи акта.

При створенні типу вхідного документа "Рахунок на оплату" доступні такі поля для заповнення:

• Назва – обов'язкове поле для вказання назви вхідного документа.
• Підрядники - для вибору підрядника зі списку клієнтів-підрядників компанії.
• Відповідальний співробітник - для вказання співробітника, відповідального за документ.
• Мультикомпанія – для вибору необхідних реквізитів компанії.
• Тип - обов'язкове поле для вибору типу вхідного документа.
• Реквізити - вибір реквізитів раніше обраного клієнта-підрядника.
• Договір - для вибору одного договору обраного раніше клієнта.
• Акт - для вибору одного акта обраного клієнта.
• Сума рахунку - для введення/редагування суми рахунку. При вибраному раніше договорі клієнта проставляється його сума з можливістю її редагувати.
• Валюта – для введення/редагування валюти договору. При обраному раніше договорі клієнта проставляється його валюта. Якщо суму прописано, але не вибрано валюту, проставляється валюта за замовчуванням.
• Дата рахунку – обов'язкове поле для вказання дати створення документа.
• Примітка рахунку - для введення примітки до вхідного документа.
• Вкладення - для завантаження одного або кількох файлів, пов'язаних із документом.

При створенні типу вхідного документа "Лист" доступні такі поля для заповнення:

• Назва - обов'язкове поле для вказання назви вхідного документа.
• Підрядники - для вибору підрядника зі списку клієнтів-підрядників компанії.
• Відповідальний співробітник - для вказання співробітника, відповідального за документ.
• Мультикомпанія – для вибору необхідних реквізитів компанії.
• Тип - обов'язкове поле для вибору типу вхідного документа.
• Дата листа – обов'язкове поле для вказання дати створення документа.
• Примітка до листа - для введення примітки до вхідного документа.
• Вкладення - для завантаження одного або кількох файлів, пов'язаних із документом.

Попередній перегляд вхідного документа типу "Рахунок на оплату". Щоб переглянути опис, натисніть на номер або назву вхідного документа. Доступні дії:

• Вкладка "Документ" для відображення даних вибраного документа.

  - Підрядник - інформація про обраного в документі клієнта-підрядника. При натисканні на назву відкривається картка клієнта.

  - Реквізити - вибрані реквізити клієнта-підрядника.

  - Сума рахунку - зазначена сума в документі.

  - Дата рахунку - зазначена в документі дата.

  - Мультикомпанія - вибрані реквізити компанії.

  - Примітка - текстова примітка до документа.

  - Вкладення - прикріплені до документа вкладення, якщо є.

• Вкладка "Витрати" - відображення доданих до документа витрат.

  - Назва витрати - при натисканні відкривається попередній перегляд доданої витрати.

  - Категорія витрат.

  - Дата додавання витрати.

  - Сума витрати.

  - Опції: редагувати/видалити витрату.

  Примітка: Не можна видалити рахунок, якщо по ньому створені витрати. Під час видалення рахунку виводиться відповідне попередження.

  

• Вкладка "Нагадування" - встановлення нагадування для документу.

  Створення нагадування з картки документа:

  Під час створення нагадування воно відображається у картці вхідного документа у вкладці “Нагадування”.

  

  А також відображається у календарі та фільтрі календаря:

  

  Окрім цього, нагадування виводяться у загальному розділі “Нагадування”. Для їх відображення додано до фільтру пункт “Вхідні документи”.

  

  В налаштування календаря за шляхом "Налаштування - Конфігурація - Додатки - Календар" також додано включення сповіщень від вхідних документів.

  

  Окрім цього, відображення сповіщень від “Вхідних документів” необхідно увімкнути у профілі співробітника у вкладці "Сповіщення".

  

  І для сповіщень у Telegram поставити галки, якщо модуль використовується.

  

  Для відображення "Вхідних документів" у картці клієнта необхідно увімкнути їх у розділі "Видимі вкладки(Профіль)" у налаштуваннях клієнтів за шляхом: Налаштування - Конфігурація - Додатки - Клієнти.

  

  

• Вкладка “Журнал операцій” – для перегляду журналу виконаних операцій з документом.

  

• Кнопка "Переключити на повний перегляд" - відкриття документа на повний перегляд.

  

• Статус рахунку:

  - Не сплачено - коли немає витрати.

  - Частково оплачено - коли створено витрати не на повну суму рахунку.

  - Сплачено - коли є витрата.

• Кнопка “+Акт” для додавання акта до документа.
• Кнопка "+Витрата" для додавання витрати до документа.
• Кнопка "Редагувати" для редагування документа.
• Кнопка "Видалити" для видалення документа.
• Кнопка "Ще", в якій можна відзначити документ "Скасованим".

  Примітка: якщо рахунок не сплачено, виводиться ця кнопка з можливістю "Відмітити, як Скасовано" - це переводить рахунок у статус "Скасовано". За таким рахунком не можна створити витрати. Якщо рахунок вже у статусі "Скасовано", то виводиться опція “Зняти відмітку Скасовано” - це переводить рахунок у статус “Не оплачено”.

Акт звірки у картці клієнта.

У картці клієнта при використанні модуля “Вхідні документи” буде доступний акт звірки. Доступні можливості:

Фільтр:

- За який період робиться акт нижче. За замовчуванням виставлено місяць.

- Реквізити клієнта. Для можливості фільтрувати за реквізитами, зазначеними в документах.

- Підписано. Для фільтрації за підписаними документами.

- Мультикомпанія – для можливості відфільтрувати результати за певними реквізитами компанії.

Кнопки:

- Друк - для друку документа.

- Завантаження в PDF - для завантаження документа собі на пристрій.

- Надсилання листа контактам клієнта.