Документообіг

22 листопада 2022
👁 1320

Для продуктивної роботи та комфорту користувача, у Perfectum CRM+ERP передбачено низку функціональних можливостей для створення та оперування документацією для супроводу бізнес-процесів.

Процес документообігу компанії може виглядати так:

Після створення картки клієнта або конвертування ліда в клієнта у системі з'являється картка клієнта.

document flow 01

document flow 02У налаштуваннях системи доступна можливість встановити розділи, які відображатимуться у картці клієнта. Для цього перейдіть до: Налаштування -> Конфігурація -> Клієнти, натисніть на меню "Виглядні вкладки", перейдіть.

 document flow 03 

Доступні такі розділи в картці клієнта, пов'язані з документообігом:

Профіль клієнта – у цьому розділі відображається основна інформація, яка заноситься до картки клієнта

document flow 04

document flow 05

Фінансовий звіт – у цьому розділі відображається інформація про виставлені рахунки та оплати даного клієнта.

document flow 06

 

Рахунки – у цьому розділі відображаються всі рахунки , які були створені в системі для клієнта. А також функціонал швидкого додавання рахунків для клієнта.

document flow 07

Файли – у цьому розділі відображаються файли, які були додані до картки клієнта, а також вкладення, які були додані до документів. Доступна можливість додати файли для цього клієнта.

document flow 08

Витрати – у цьому розділі відображаються всі витрати, які були створені в системі та пов'язані з цим клієнтом. А також функціонал швидкого додавання витрат для клієнта.

doc flow 10

Акти – в цьому розділі відображаються всі акти, які були створені в системі для даного клієнта.

document-flow

Договори – у цьому розділі відображаються всі договори, які були створені в системі для даного клієнта. А також функціонал швидкого додавання договору для клієнта.

doc flow 12

Платежі – у цьому розділі відображаються всі платежі, які були створені в системі для даного клієнта.

doc flow 13

Контакти – у цьому розділі відображаються контакти, створені в системі для даного клієнта. А також функціонал керування контактами даного клієнта.

doc flow 14

Особистий кабінет клієнта

В особистому кабінеті клієнту доступна взаємодія з документацією - договорами, рахунками на оплату, запитами на підтримку тощо.

Докладніше про особистий кабінет читайте за посиланням.

Нижче на зображенні приклад відображення особистого кабінету клієнта.

document-flow

 

Для кожного клієнта в системі передбачена можливість створити договір.
Разом із модулем «Шаблони документів» є можливість вибирати шаблон договору у якому, при правильному налаштуванні, доступна можливість додати підстановку значень із картки клієнта використовуючи «Шорткоди». Після збереження договору він потрапляє до загальної таблиці розділу «Договори», а також до розділу договору у картці клієнта, з яким був пов'язаний. Створений договір доступний для надсилання контактів клієнта на пошту.

document-flowdocument-flowdocument-flow

Для кожного клієнта в системі доступна можливість створити «Рахунок на оплату».
При створенні рахунку, в рахунку додаються позиції, які формують загальну суму рахунку. Після збереження рахунку він потрапляє до загальної таблиці розділу «Рахунки на оплату», а також до розділу рахунку в картці клієнта, з яким був пов'язаний.

document-flow

Для закриття оплати за даним рахунком необхідно створити платіж у системі, по одному рахунку можна створювати кілька платежів. Рахунок вважається оплаченим, коли сума створених платежів за цим рахунком дорівнює сумі, зазначеній у самому рахунку.

document-flow

document-flow

При встановленому модулі «Акти» в системі, за рахунком доступна можливість створити акт, який прив'язується до рахунку.

Важливо: для початку роботи з актами в системі необхідно створити шаблон акта, до якого будуть додаватися позиції, які були додані до рахунку. При правильному налаштуванні можна додати підстановку значень з картки клієнта за допомогою «Шорткода». Після збереження акта він потрапляє до загальної таблиці модуля «Акти», а також до розділу актів у картці клієнта, з яким був пов'язаний. Створений акт можна надіслати контактам клієнта на пошту.

document-flowdocument-flow

При встановленому модулі «Накладні» в системі, за рахунком є ​​можливість створити накладну, накладна завжди прив'язується до рахунку. Варто врахувати, що для початку роботи з накладними в системі Вам буде необхідно створити шаблон накладної, в яку додаватимуться позиції, які були додані в рахунок. При правильному налаштуванні можна додати підстановку значень з картки клієнта за допомогою «Шорткода». Після збереження накладної вона потрапляє до загальної таблиці модуля «Накладні», а також до розділу накладні у картці клієнта, з яким був пов'язаний. Створену накладну можна надіслати контактам клієнта на пошту.

document-flowdocument-flow

У розділі звітів доступний Звіт по отриманим платежам, в якому відображаються всі платежі, які були занесені до системи.

doc flow all payments