Модуль "Документи онлайн" призначений для створення та спільного редагування документів безпосередньо в системі. Модуль підійде компаніям, які активно використовують документообіг чи шаблони документів.

Активація модуля

Перед початком роботи необхідно активувати модуль. Додаткові налаштування для роботи не потрібні.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Конфігурація - Керування модулями.

Знайдіть модуль "Документи онлайн" та активуйте його.

Налаштування прав доступу

Щоб співробітники могли використовувати модуль, налаштуйте права доступу для відповідних ролей.

Перейдіть шляхом: Налаштування - Компанія - Ролі.

Відкрийте потрібну роль і налаштуйте права для розділу "Документи онлайн".

Співробітник може переглядати та керувати лише створеними ним документами та документами, до яких йому надали доступ. Щоб працівник міг переглядати та керувати всіма документами, надайте йому право перегляду всіх записів.

Головна сторінка модуля

Перейдіть шляхом: Програми - Документи онлайн.

На головній сторінці відображаються створені папки та документи.

Доступні можливості:

1. Кнопка "Створити файл" - для створення нового документа.
2. Кнопка "Додати папку" - для створення нової папки.
3. Кнопка "Масові дії" - для виконання дій з кількома вибраними папками або документами.
4. Кнопка "Показати мої файли" або "Показати всі файли" - для перемикання між створеними співробітниками записами та всіма доступними йому папками та документами.
5. Поле "Пошук" - для пошуку документів за назвою.
6. Поле вибору запису - для вибору папок та документів перед виконанням масових дій.
7. Поле "Ім'я" - відображає назву папки або документа. При натисканні на назву папки відкривається її вміст, а при натисканні на назву документа відкривається редактор.
8. Поле "Тип" - відображає тип запису: папка або файл.
9. Поле "Зв'язано з" - відображає проект або завдання, з якими пов'язаний документ.
10. Поле "Співробітники" - відображає співробітника, який створив папку або документ.
11. Поле "Дата створення" - відображає дату та час створення запису.
12. Поле "Остання зміна" - відображає дату та час останньої зміни запису.
13. Кнопка "Змінити" або "Перейменувати" - щоб змінити назву папки або документа.
14. Кнопка "Видалити" - видалення папки або документа.
15. Кнопка "Поділитися" - для надання співробітникам доступу до папки або документа.
16. Кнопка "Створити файл" - створення нового документа всередині вибраної папки.
17. Кнопка "Створити папку" - для створення вкладеної папки.
18. Кнопка "Завантажити" - для збереження документа на пристрій.
19. Кнопка "Розгорнути все" або "Згорнути все" - для відображення або приховання документів у всіх папках.

Масові дії

У модулі можна одночасно видалити кілька записів або надати співробітникам доступ до кількох папок та документів.

Для виконання масового видалення виберіть потрібні записи, натисніть кнопку "Масові дії" та виберіть дію "Масове видалення". Після підтвердження вибрані папки та документи будуть видалені.

Щоб одночасно надати доступ до кількох записів, виберіть потрібні папки або документи, натисніть кнопку "Масові дії" та виберіть дію "Поділитися".

Доступні можливості:

1. Дія "Поділитися" - для відкриття полів налаштування доступу.
2. Поле вибору співробітників - для вказівки працівників, яким необхідно надати доступ.
3. Поле "Права" - для вибору дозволених дій з вибраними папками та документами.
4. Кнопка "Підтвердити" - для збереження параметрів доступу.

Керування доступом до документа

При наданні доступу можна окремо визначити права кожного працівника.

Доступні можливості:

1. Поле "Поділитися з" - вибір типу користувачів, яким надається доступ.
2. Поле "Виберіть співробітників" - щоб вибрати співробітника.
3. Поле "Права" - для початкового вибору дозволених дій.
4. Кнопка "+" - щоб додати співробітника до списку доступу.
5. Налаштування "Перегляд" - визначає можливість перегляду документа.
6. Налаштування "Змінювати" - визначає можливість редагування документа.
7. Налаштування "Видаляти" - визначає можливість видалення документа.

Після надання доступу співробітник побачить папки та документи в розділі "Програми - Документи онлайн". Загальні папки будуть відзначені відповідним підписом.

Набір доступних дій біля кожного документа залежить від наданих працівникові прав.

Створення документа

Щоб створити документ, натисніть кнопку "Створити файл" і виберіть потрібний формат.

Доступні формати:

• Текстовий документ у форматі .docx.
• Таблиця у форматі .xlsx.
• Презентація у форматі .pptx.
• Документ у форматі .odg.
• Текстовий документ у форматі .txt.

Додавання документів у завдання

Документи з модуля можна додавати до карток завдань.

Відкрийте картку завдання, натисніть область "Мої документи", виберіть потрібні файли та підтвердіть додавання.

Додавання документів до картки ліда

Документи з модуля можна прикріплювати до картки ліда.

Перейдіть шляхом: Продажі - Ліди.

Відкрийте картку ліда та виберіть "Додатково - Вкладення". Після цього натисніть область "Мої документи" та виберіть потрібні файли.

Додавання документів у договір

Документи з модуля можна додавати до вкладення договору.

Перейдіть шляхом: Продаж - Договори.

Відкрийте картку договору, перейдіть на вкладку "Вкладення" та натисніть область "Мої документи".

Робота з доданими документами

Документи, додані до інших розділів системи з модуля "Документи онлайн", можна відкривати безпосередньо у картці пов'язаного запису.

При відкритті документа доступний перегляд, завантаження на пристрій та перехід до редагування.

Щоб зберегти документ, відкрийте меню "Файл" і натисніть кнопку "Зберегти".

Довідка за редактором

Опис можливостей редактора документів доступний безпосередньо в редакторі.

Перейдіть шляхом: Довідка - Онлайн-довідка.

Текстовий документ у форматі .docx

При створенні файлу виберіть тип "Текстовий документ .docx" та натисніть кнопку "Створити".

У редакторі можна додавати та форматувати текст, зображення, таблиці, посилання та інші елементи документа.

Таблиця у форматі .xlsx

При створенні файлу виберіть тип "Таблиця .xlsx" та натисніть кнопку "Створити".

У редакторі можна працювати з осередками, формулами, таблицями, форматуванням та іншими інструментами обробки даних.

Презентація у форматі .pptx

При створенні файлу виберіть тип "Презентація .pptx" та натисніть кнопку "Створити".

У редакторі можна створювати слайди, додавати текст, зображення, фігури, таблиці та інші елементи презентації.

Документ у форматі .odg

При створенні файлу виберіть тип документа .odg і натисніть кнопку Створити.

У редакторі можна створювати сторінки та додавати на них текстові та графічні елементи.

Текстовий документ у форматі .txt

При створенні файлу виберіть тип текстового документа .txt і натисніть кнопку Створити.

У редакторі можна створювати та форматувати текстовий документ.

Додаткова інформація

Можливість перегляду, редагування, видалення та завантаження документів залежить від прав ролі співробітника та прав доступу, наданих власником документа.

Документи можна використовувати у завданнях, картках лідів та договорах. Прикріплені файли залишаються доступними в модулі "Документи онлайн" та у картці пов'язаного запису.