Командою Perfectum CRM+ERP було розроблено модуль “Відправка документів Новою Поштою”, який полегшить роботу співробітникам з відправкою та контролем доставки відправлень Новою Поштою.

Для налаштування модуля перейдіть за шляхом: “Налаштування - Компанія - Відправка документів”.

На сторінці є:

1. Кнопка “Додати відправника” - для додавання нового відправника.
2. Кнопка “Ключі API” - для додавання ключів API, створених у Бізнес-кабінеті Нової Пошти.
3. Поле для відображення кількості записів на сторінці (10,25,50...).
4. Кнопка "Експорт" – для експорту списку відправників.
5. Кнопка “Оновити” - для оновлення таблиці відправників.
6. Поле “Пошук” - для пошуку відправників за ключовими словами.
7. Таблиця зі списком відправників, де відображені ім’я, адреса та телефон відправника, а також опції для його редагування та видалення.

Для початку роботи з модулем необхідно обов’язково додати ключ API Нової Пошти. Для додавання нового ключа API потрібно натиснути на кнопку “Ключі API”.

В поле “Ключ API Нової Пошти” вставити згенерований в Бізнес-кабінеті Нової Пошти ключ та натиснути кнопку “Зберегти”. Після чого знову натиснути на кнопку “Ключі API”, в модальному вікні оновити базу міст, натиснувши на кнопку “Оновити Базу Міст”.

Далі можна буде додавати відправників.

Для цього потрібно натиснути на кнопку “Додати відправника” та заповнити поля в модальному вікні:

1. Поле “Відправник” - для обрання приватної чи юридичної особи відправника.
2. Поле “Контакт відправника” - для вказання контакту відправника.
3. Поле “Адреса/Відділення” - для вказання адреси або відділення Нової Пошти відправника.
Натискаємо на іконку “+” справа від поля, в модальному вікні обираємо “Відділення” чи “Адреса” та заповнюємо актуальні дані. Зберігаємо.

Відправник доданий. Тепер можна починати роботу з модулем.

Головна сторінка модуля знаходиться за шляхом “Компанія - Службові документи-Відправка документів” і містить наступні функціональні елементи:

1. Кнопка “Додати відправлення” - для додавання нового відправлення.
2. Кнопка “Таблиця” - відкриває/приховує картку відправлення.
3. Фільтр “Клієнти” - для відображення відправлень обраних клієнтів.
4. Фільтр “Співробітники” - для відображення відправлень, закріплених за обраними співробітниками.
5. Фільтр “Рік” - для відображення відправлень за обраний рік.
6. Фільтр “Статус” - для відображення відправлень за обраним статусом.
7. Поле для відображення кількості записів на сторінці (10,25,50...).
8. Кнопка "Експорт" – для експорту списку відправлень.
9. Кнопка "Налаштування" – для налаштування відображення колонок таблиці відправлень.
10. Кнопка “Оновити” - для оновлення таблиці відправлень.
11. Поле “Пошук” - для пошуку відправлень за ключовими словами.
12. Колонка “ТТН” - для відображення номера ТТН.
13. Колонка “Дата створення” - для відображення дати створення відправлення.
14. Колонка “Клієнт” - для відображення клієнта, для якого створено відправлення.
15. Колонка “Реквізити” - для відображення обраних у картці відправлення реквізитів клієнта.
16. Колонка “Статус” - для відображення статусу відправлення.
17. Колонка “Відповідальний менеджер” - для відображення відповідального за відправлення менеджера.
18. Колонка “Дата прибуття” - для відображення дати, коли зафіксоване прибуття відправлення.

Налаштування за замовчуванням для відправки Новою Поштою доступні за шляхом "Налаштування - Конфігурація - Додатки - Відправка документів".

Тут ми можемо заповнити наступні дані:

1. Оплата вартості доставки - Відправник/Отримувач.
2. Тип відправлення - Віділення/Кур'єр.
3. Заповнення даних отримувача - З реквізитів клієнта/Вручну.
4. Оціночна вартість відправлення.
5. Опис відправлення.
6. Параметри відправлення: Ширина, Довжина, Висота та Вага відправлення.

Для створення нового відправлення потрібно натиснути на кнопку “Додати відправлення” та заповнити/відмітити обов’язкові поля:

1. Обов’язкове поле “Клієнт” - для обрання клієнта, для якого створюється відправлення.
2. Поле “Реквізити” - для обрання доступних реквізитів з картки клієнта.
3. “Оплата вартості доставки” - для обрання того, хто сплачуватиме доставку - Відправник чи Отримувач.
4. “Тип відправлення” - для вказання типу - Відділення/Поштомат або Кур’єр.
5. “Заповнення даних отримувача” - заповнення “З реквізитів клієнта” або “Вручну”.
   При обранні варіантів “Кур’єр” та “Вручну” потрібно заповнити наступні поля отримувача:
6. Обов’язкове поле “Місто” - для вказання міста отримувача.
7. Обов’язкове поле “Вулиця” - для вказання вулиці отримувача.
8. Обов’язкове поле “Номер будинку” - для вказання номера будинку отримувача.
9. Обов’язкове поле “Квартира” - для вказання номера квартири отримувача.
10. Обов’язкове поле “ПІБ отримувача” - для вказання ПІБ отримувача.
11. Обов’язкове поле “Телефон отримувача” - для вказання телефону отримувача.
12. Обов’язкове поле “Відправник” - для обрання відправника серед доданих контрагентів Нової пошти.
13. Обов’язкове поле “Відповідальний менеджер” - для вказання відповідального співробітника за відправлення.
14. Поле “Тип документа” - для вибору, що відправляється - акт, договір, рахунок а також вихідна кореспонденція та накладна (за наявних підключених відповідних модулів).
15. Поле “Документ” - для вибору самого документу з системи.
16. Поле “Кількість екземплярів” - для вказання кількості екземплярів документу, що відправляється.
17. Таблиця вказаних для відправлення документів, де відображена інформація щодо найменування предмета відправки, дати документа, суми, та кількості екземплярів. Також навпроти доданих документів є опції редагування кількості екземплярів та видалення доданого документу.

При обранні типу відправлення “Відділення/Поштомат” та варіанту заповнення даних клієнта “Вручну” полів для заповнення отримувача буде дещо менше:

1. Обов’язкове поле “Місто” - для вказання міста отримувача.
2. Обов’язкове поле “Відділення” - для вказання відділення Нової Пошти отримувача.
3. Обов’язкове поле “ПІБ отримувача” - для вказання ПІБ отримувача.
4. Обов’язкове поле “Телефон отримувача” - для вказання телефону отримувача.

І якщо обрано варіант заповнення даних “З реквізитів клієнта”, то замість усіх полів адреси отримувача маємо заповнити лише одне поле - “Отримувач”, в якому потрібно обрати один з доданих у картку клієнта реквізитів.

В розділі “Додатки” картки клієнта з’явився новий розділ - “Відправка документів”. В ньому також доступний функціонал додавання нового відправлення безпосередньо обраному клієнту.

Для того, щоб розділ відображався у картці клієнта необхідно увімкнути його в налаштуваннях модуля “Клієнти” за шляхом “Налаштування - Конфігурація - Додатки - Клієнти” в пункті “Видимі вкладки (Профіль)”:

Після створення відправлення в системі, вказані в ньому дані передаються до Нової Пошти, яка автоматично формує номер ТТН і реєструє відправлення в своєму мобільному застосунку.

Сформована Новою поштою накладна отримується і відображається в картці відправлення. Її можна переглянути, завантажити або надрукувати за потребою.

Перегляд картки відправлення.

Для перегляду картки потрібно натиснути на номер ТТН, або на кнопку “Таблиця” у верхньому ряду кнопок сторінки модуля.

При перегляді доступно:

1. Вкладка “Опис” - де доступна повна інформація про заповнені у картці відправлення дані, а також таблиця доданих до відправлення документів. При натисканні на посилання в колонці “Найменування предмета” відбудеться перехід в картку доданого документа.
2. Вкладка “Журнал операцій” - де відображається уся проведена робота з відправленням - створення, внесення змін, зміна статусів.
3. Кнопка “Оновити дані” - для надсилання запиту до Нової Пошти щодо оновлення даних (статус та інші дані по конкретному відправленню).
4. Кнопка “Редагувати” - для редагування картки відправлення.
5. Кнопка “Видалити” - для видалення картки відправлення.
6. Кнопка “Друк/Перегляд у браузері” - для, власне, друку ТТН або перегляду її у тій самій вкладці браузера.

За допомогою планувальника завдань (Cron) один раз на добу система отримує інформацію від Нової Пошти щодо статусів відправлень та відображає їх у таблиці.

Перелік статусів відправлень Нової Пошти:

• Нова Пошта очікує надходження від відправника.
• Видалено.
• Номер не знайдено.
• Відправлення у місті ХХХХ (статус для міжобласних).
• Відправлення у місті ХХХХ (статус для послуг локал стандарт і локал експрес-доставка в межах міста).
• Відправлення прямує до міста УУУУ.
• Відправлення у місті УУУУ, орієнтовна доставка до відділення ХХХ-dd-mm.
• Прибув у відділення.
• Відправлення отримано.
• Відправлення отримано. Протягом доби ви одержите SMS-повідомлення.
• Відправлення отримано. Грошовий переказ видано одержувачу.
• Відправлення передано для огляду отримувачу.
• На шляху до одержувача.
• Відмова одержувача.
• Змінено адресу.
• Припинено зберігання.
• Одержано і створено ЄН зворотної доставки.

Після того, як відправлення потрапило у наступні статуси:

• Відправлення отримано,
• Відправлення отримано. Протягом доби ви одержите SMS-повідомлення,
• Відправлення отримано. Грошовий переказ видано одержувачу,
• Відмова одержувача,
• Одержано і створено ЄН зворотної доставки,
• Припинено зберігання,
• Видалено

по ним припиняється оновлення інформації задля зменшення навантаження на систему.