Модуль "Акти" призначений для автоматичного створення актів на підставі виставлених рахунків на оплату. У модулі можна формувати документи за підготовленими шаблонами, надсилати їх клієнтам, прикріплювати файли та відстежувати перегляд відправлених актів.

Налаштування модуля

Перейдіть шляхом: Налаштування - Конфігурація - Фінанси - Акти.

Доступні можливості:

• Поле "Префікс номера акта" - для вказівки буквеного або цифрового значення, яке додаватиметься перед номером акта.
• Поле "Наступний номер акта" - для вказівки номера, який буде присвоєно наступному створеному акту.
• Налаштування формату номера акта - для вибору формату нумерації актів.
• Налаштування "Відображати логотип компанії в актах" - для додавання логотипу компанії до сформованого акта.
• Налаштування "Вимагати, щоб клієнт увійшов до системи для перегляду акта" - для обмеження перегляду акта без авторизації клієнта.
• Налаштування "Відправляти акт автоматично після створення" - для автоматичного відправлення акта клієнту відразу після його створення.
• Кнопка "Зберегти налаштування" - для збереження внесених змін.

Перед створенням акта необхідно підготувати шаблон документа. Докладніше про налаштування шаблонів читайте у статті "Шаблони актів".

Головна сторінка модуля

Перейдіть шляхом: Продаж - Акти.

Доступні можливості:

1. Кнопка "Рахунки на оплату" - для переходу в розділ рахунків на оплату.
2. Кнопка "Скинути фільтри" - очищення вибраних параметрів фільтрації.
3. Фільтр "Період" - для відображення актів, створених за вибраний період.
4. Фільтр "Відповідальний менеджер" - для відображення актів обраних співробітників.
5. Фільтр "Підписаний" - для відбору підписаних або непідписаних актів.
6. Фільтр "Спосіб оплати" - для відбору актів за способом оплати пов'язаного рахунку.
7. Фільтр "Мультикомпанія" - для відображення актів обраної компанії.
8. Фільтр "Статус Вчасно" - для відбору актів за станом документа у сервісі "Вчасно".
9. Прапорець "Виключити неактивних співробітників" - для приховання актів співробітників, профілі яких були відключені.
10. Поле кількості записів - для вибору кількості актів, що відображаються на сторінці.
11. Кнопка "Експорт" - для експорту таблиці актів.
12. Кнопка "Масові дії" - для виконання дій із вибраними актами.
13. Кнопка "Параметри" - для налаштування відображення стовпців таблиці.
14. Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці актів.
15. Поле "Пошук" - для пошуку актів за ключовими словами.
16. Прапори вибору - для вибору актів перед експортом або виконанням масових дій.
17. Номер акту - для відкриття сторінки перегляду та редагування вибраного акта.
18. Кнопка "Переглянути" - для відкриття акту.
19. Кнопка "Видалити" - для видалення акту.
20. Перемикач "Підписаний" - зміни ознаки підписання акта.
21. Номер рахунку на оплату - для відкриття рахунку, на підставі якого було створено акт.
22. Назва клієнта - для відкриття картки клієнта.
23. Відповідальний менеджер - співробітник, відповідальний за акт.

Перегляд та редагування акта

Щоб відкрити акт, натисніть на його номер на головній сторінці модуля.

На вкладці "Акт" є такі можливості:

1. Поле "Акт по рахунку" - відображає номер рахунку на оплату, на підставі якого було створено акт.
2. Поле "Клієнт" - відображає клієнта, для якого сформовано акт.
3. Поле "Контакт" - відображає контактна особа клієнта.
4. Поле "Акт №" - для перегляду чи зміни номера акта. Номер має бути унікальним.
5. Поле "Дата акту" - для зміни дати документа.
6. Поле "Сума рахунку" - відображає суму пов'язаного рахунку на оплату.
7. Поле "Шаблон акту" - для вибору шаблону, за яким формується документ.
8. Поле "Відповідальний менеджер" - для вибору співробітника, відповідального за акт.
9. Поле "Договір" - для прив'язування договору до акту.
10. Перемикач "Підписаний" - для вказівки, підписано акт чи ні.
11. Поле "Статус Вчасно" - відображає поточний стан надсилання документа через сервіс "Вчасно".
12. Перемикач "Включити візування" - для включення узгодження акта відповідальними співробітниками.
13. Поле "Примітка до акту" - для додавання внутрішньої примітки.
14. Кнопка "Назад" - для повернення на головну сторінку модуля.
15. Кнопка "Надіслати до Вчасно" - для передачі акта до сервісу електронного документообігу "Вчасно".
16. Кнопка "Номерний Viber" - для створення чату з клієнтом та відправлення акту через номерний Viber.
17. Кнопка "Номерний Telegram" - для створення чату з клієнтом та надсилання акту через номерний Telegram.
18. Кнопка "WhatsApp" - для створення чату з клієнтом та відправлення акту через WhatsApp.
19. Кнопка "Номерний WhatsApp" - для створення чату з клієнтом та відправлення акту через номерний WhatsApp.
20. Кнопка "Надіслати електронною поштою" - для надсилання акта на електронну пошту клієнта.
21. Кнопка "Документ" - для перегляду, збереження або друкування акта у форматі документа, що переноситься.
22. Кнопка "Ще" - для відкриття додаткових дій з актом, включаючи перегляд документа від імені клієнта та видалення акта.
23. Кнопка "Доступні короткі коди" - для перегляду кодів, які можна використовувати у шаблоні акту.
24. Редактор акта - для зміни тексту та оформлення сформованого документа.

Вкладення

На вкладці "Вкладення" можна додати до акту додаткові файли. Щоб завантажити, перетягніть файли в область завантаження. Додані вкладення можна переглядати та зберігати.

Відстеження надсилання електронною поштою

На вкладці відстеження відображаються акти, надіслані клієнту електронною поштою. У таблиці вказуються дата надсилання, тема листа, одержувач та стан перегляду документа.

Перегляд клієнтом

На вкладці перегляду відображається інформація про те, чи відкривав клієнт відправлений акт. До першого перегляду система показує повідомлення, що акт ще не розглядався клієнтом.

Журнал операцій

На вкладці "Журнал операцій" зберігається історія дій співробітників з актом, включаючи створення документа та його надсилання клієнту.

Створення акта з рахунку на оплату

Для створення акту відкрийте розділ "Рахунки на оплату", виберіть потрібний рахунок та натисніть кнопку "Акт".

У вікні заповніть такі поля:

1. Поле "Акт №" - номер акту, що створюється.
2. Поле "Префікс номера акта" - буквене або цифрове значення перед номером.
3. Поле "Дата акту" - дата формування документа.
4. Поле "Шаблон акту" - шаблон, який буде використаний для формування документа.
5. Поле "Договір" - договір, пов'язаний з актом.
6. Перемикач "Включити візування" - для запуску узгодження документа.
7. Поле "Примітка до акту" - для додавання внутрішнього коментаря.

Для завершення створення натисніть кнопку "Зберегти".

Акти у картці клієнта

Для перегляду актів клієнта перейдіть по дорозі: Продаж - Клієнти, відкрийте картку клієнта і виберіть розділ "Акти".

У розділі відображаються всі акти обраного клієнта. Доступні фільтри за періодом, відповідальним менеджером, ознакою підписання, способом оплати, компанії та станом документа в сервісе "Вчасно". Кнопка "Вивантажити акти до архіву" дозволяє зберегти всі акти клієнта одним архівом.

Додаткова інформація

Кнопки надсилання акта через месенджери відображаються лише за наявності активних та налаштованих модулів зв'язку. Для створення чату в картці клієнта має бути вказаний номер телефону.

Для відправлення акту через сервіс "Вчасно" необхідно встановити та налаштувати модуль "Інтеграція з сервісом Вчасно".