Модуль "Акти"

28 листопада 2023
👁 5327

Модуль "Акти" дозволяє заздалегідь підготовленими шаблонами автоматично генерувати акти до виписаних рахунків.

Перед початком роботи з модулем його необхідно налаштувати, перейдіть по шляху "Налаштування - Конфігурація - Додатки - Фінанси - Акти".

Доступні можливості:

  1. Префікс номера Акту - дозволяє задати префікс номера акта (літери/цифри).
  2. Наступний номер акта - встановити значення 1, якщо Ви хочете почати нумерацію актів з початку.
  3. Формат номера акту - виберіть із доступних.
  4. Відображати логотип компанії в актах - Так/Ні.
  5. Вимагати, щоб клієнт зайшов у систему, щоб переглянути акт - Так/Ні.
  6. Відправляти автоматично акт після створення - Так/Ні.

01

Після налаштування необхідно створити шаблон акту, детальна інструкція доступна за посиланням .

Для роботи з розділом перейдіть по шляху "Продажі - Акти".

Доступні можливості:

  1. Кнопка "Рахунки на оплату" - для переходу до розділу "Рахунки на оплату".
  2. Кнопка для скидання фільтрів.
  3. Фільтр "Період" - дозволяє вказати період, за який були створені акти.
  4. Фільтр "Відповідальний менеджер" - дозволяє вказати кілька співробітників, щоб відобразити акти, які вони створювали.
  5. Фільтр "Підписаний" - дозволяє відобразити підписані та не підписані акти в системі.
  6. Фільтр "Способи оплати" - дозволяє відобразити акти за способами їх оплати.
  7. Чек-бокс "Вимкнути неактивних співробітників" - за замовчуванням завжди активний, якщо відключити відобразить акти співробітників, чиї профілі були відключені.
  8. Поле для вибору кількості записів на сторінці (10,25,50...).
  9. Кнопка "Експорт" - для експорту таблиці актів.
  10. Кнопка "Масові дії" - для здійснення масових дій з вибраними актами (видалення/зміна значення "підписано"/зміна відповідального).
  11. Кнопка "Налаштування" - для налаштування відображення колонок у таблиці актів.
  12. Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці актів.
  13. Графа "Пошук" - для пошуку актів за ключовими словами.
  14. Чек-бокс для вибору актів під час експорту або масових дій.
  15. Колонка "Акт №" - вказує індивідуальний номер акта в системі, після натискання відкриється вікно для перегляду/редагування акта.
  16. Колонка "Підписаний" - дозволяє вказати чи підписаний акт.
  17. Колонка "Рахунок №" - вказує номер рахунку, до якого було створено акт, якщо натиснути відкриється вікно рахунку на оплату.
  18. Колонка "Клієнт" - вказує компанію клієнта, якщо натиснути відкриється картка клієнта.
  19. Колонка "Реквізити" - вказує реквізити клієнта, на які було створено акт.
  20. Колонка "Відповідальний менеджер" - вказує співробітника, який створив акт.

1

Перегляд/редагування акта вкладка "Акт".

Доступні можливості:

  1. Поле "Акт за рахунком" - вказує рахунок на оплату за яким було створено акт.
  2. Поле "Акт №" - вказує номер акта в системі, також дозволяє змінити номер акта в системі. (Важливо! Не можна міняти на номер акта, який вже є в системі).
  3. Поле "Дата акту" - вказує дату акта, дату можна змінити.
  4. Поле "Шаблон акту" - вказує шаблон акта, що використовується, можна змінити на інший.
  5. Перемикач "Підписаний" - дозволяє вказати підписаний акт чи ні, так само можна редагувати.
  6. Поле "Примітка до акту" - дозволяє вказати примітку до акту.
  7. Кнопка "Назад" - щоб повернутися до розділу актів.
  8. Кнопка "Надіслати" - дозволяє надіслати акт на пошту клієнта.
  9. Кнопка "PDF" - дозволяє переглянути акт у PDF, завантажити, роздрукувати.
  10. Кнопка "Ще" - Дозволяє переглянути акт з боку клієнта, а також видалити акт.
  11. Кнопка "Доступні шорткоди" - відкриває список шорткодів, які можна використовувати в шаблоні акту.
  12. Редактор шаблону акта - Ви можете використовувати шаблон, а потім відредагувати потрібні параметри в редакторі під клієнта.

Якщо у Вас в системі активні та налаштовані модулі комунікації з клієнтами (Facebook, Instagram) і у Вас активний чат із клієнтом Ви зможете надіслати акт в чат клієнту. (Поруч із кнопкою №8 відобразяться кнопки для відправлення акту в чат Facebook, Instagram).

2

Перегляд/редагування акта вкладка "Вкладення".

У цій вкладці Ви можете прикріпити необхідні вкладення до акту, а також переглянути та завантажити їх.

3

Перегляд/редагування акта вкладка "Відстеження актів ел поштою".

Якщо акт був відправлений на відстеження електронною поштою, то в даному розділі Ви зможете переглянути весь етап відстеження (коли акт був відправлений, чи був отриманий, чи був відкритий).

4

Перегляд/редагування акта вкладка "Перегляд клієнтом".

У цій вкладці Ви зможете побачити, чи переглядав клієнт акт.

5

Перегляд/редагування акта вкладка "Журнал операцій".

У цій вкладці вказується вся взаємодія співробітників з актом.

6

Для створення акту перейдіть до розділу "Рахунки на оплату", потім натисніть на номер необхідного рахунку, а потім на кнопку "+Акт"

7

Далі необхідно заповнити:

  1. Номер акту.
  2. Дата акту.
  3. Шаблон акту.
  4. Включити візування.
  5. Вказати примітку до акту.

8

Акти в карті Клієнта

Для перегляду Актів у картці клієнта зайдіть у розділ "Продажі -> Клієнти", виберіть потрібного клієнта та перейдіть до розділу "Акти" в меню "Продажі"

У розділі "Акти" є:

  1. Кнопка "Вивантажити акти в zip" - система дозволяє завантажити всі акти, які прикріплені до клієнта в один файл, після розпакування "zip-архіву" з'явиться папка з кожним актом окремо.
  2. Поле для відображення певної кількості Актів на сторінці (10,25,50...).
  3. Кнопка "Експорт" - для експорту списку Актів.
  4. Кнопка "Налаштування" - для налаштування відображення колонок у таблиці.
  5. Кнопка "Оновити" - для оновлення списку Актів.
  6. Графа "Пошук" - для пошуку Актів за ключовими словами.
  7. Чек-бокс для вибору актів під час експорту.
  8. Стовпець "Акт №" - вказує номер Акту. При натисканні на номер акту відкриється меню перегляду та редагування Акту.
  9. Стовпець "Дата акта" - вказує дату створення Акту.
  10. Стовпець "Підписаний" - вказує підписаний Акт чи ні.
  11. Стовпець "Рахунок №" - вказує номер рахунку, до якого було створено Акт. При натисканні на номер рахунку відкриється вкладка "Рахунки на оплату" з інформацією про вибраний платіж.
  12. Стовпець "Спосіб оплати" - вказує спосіб оплати з рахунку.
  13. Стовпець "Реквізити" - вказує реквізити клієнта.
  14. Стовпець "Сума" - вказує суму рахунку.
  15. Стовпець "Теги" - вказує Теги Рахунку на оплату.
  16. Стовпець "Відповідальний менеджер" - вказує співробітника, який створив акт.
  17. Стовпець "Створено" - вказує дату створення Рахунку на оплату.
  18. Стовпець "Візування" - вказує візування в акті.

9

Корпоративне навчання

Фахівці навчального центру допоможуть зрозуміти загальні принципи
роботи і навчать вашу команду ефективним прийомам.