Настройка шаблонов эл. писем

04 ноября 2022
👁 2133
Шаблоны эл. писем - это автоматические письма, которые отправляются системой на email сотрудников, клиентов текущих и потенциальных при определенных событиях (действиях).
Для просмотра или редактирования шаблонов необходимо зайти в "Настройки -> Компания -> Шаблоны ->Шаблоны эл.писем".
 
На странице доступно:
  1. Тема письма
  2. Название письма
  3. Включить (сделать активными) все шаблоны
  4. Выключить (сделать неактивными) все шаблоны
  5. Выключить (сделать неактивным) конкретное письмо
*при выключении письмо не будет отправляться.

Template email 1

Включать или выключать шаблоны электронных писем, редактировать шаблоны могут Администратор системы и пользователи с соответствующими правами.
Perfectum CRM+ERP предоставляет возможность заполнять шаблоны электронных писем на разных языках.
 
При нажатии на шаблон, открывается режим редактирования.
 
На странице доступны:
  1. Название письма
  2. Тема письма (отображается в системе в списке шаблонов)
  3. Название компании отправителя
  4. Email отправителя (почта домена)
  5. Чек-боксы "Отправить как обычный текст"; "Отключить" (отключить письмо от отправки)
  6. Шорткоды для быстрого и удобного заполнения полей с информацией. Данные в шорткодах автоматически появляются из заполненных пользователем соответствующих полей в настройках
  7. Тема письма на выбранном языке
  8. Редактор текста
  9. Поле для ввода текста письма. Доступна возможность не только печатать текст внутри поля или вставлять его, но и использовать шорткоды для быстрого набора текста
  10. Другие языки

Template email 9

Template email 10

Важно: при копировании текста в шаблон, этот текст будет иметь стиль копированного текста при добавлении в шаблон.

 

Cпособы очистить стиль текста:
  • в редакторе выделить необходимый текст, нажать Формат  ->  Удалить форматирование.
  • поместить текст сначала в блокнот и после этого копировать в шаблон.
  • вставлять текст с помощью комбинаций Ctrl + Shift + V  (Command + Shift + V на Mac OS).
 

Template email 3

Пользователю доступна возможность использовать следующие группы шаблонов эл. писем:

  • Запросы
  • Договоры
  • Счета
  • Задачи
  • Клиенты
  • Предложения
  • Проекты
  • Сотрудники
  • Лиды
  • Подбор персонала
  • Партнерство
  • Программный PPO. Интеграция с Checkbox
  • Купоны
  • Интеграция с Zoom
*при покупке дополнительных модулей, добавляются новые шаблоны писем. Название группы будет соответствовать названию модуля.
 
Рассмотрим детально сценарии, при которых отправляется каждое письмо.
 
Группа "Запросы"
Открыт новый тикет (открыт персоналом, отправлен заказчику) - уведомление о запросе от персонала компании к заказчику.
Ответ на тикет (отправлен клиенту) - текст ответа на тикет (запрос) клиента.
Открыт новый тикет (автоответ) - автоматическое письмо, уведомляющее о том что запрос клиента попал в систему.
Создан новый билет (открыт клиентом, отправлен сотрудникам) - письмо со ссылкой на запрос клиента.
Ответ на билет (отправлен персоналу) -  ответ, отправленный персоналу клиента, имеющему доступ к запросу.
Автоматическое закрытие тикета - уведомление про автоматическое закрытие запроса системой по разным причинам.
Установите новый пароль - уведомление о необходимости пользователю установить новый пароль.
 
Группа "Договоры"
Напоминание об истечении срока действия договора (отправлено контактам клиентов) - оправляется за несколько дней до истечения срока. договора (в шаблоне доступна возможность указать сколько именно еще действует предложение).
Отправить контракт клиенту - внутри письма находится готовый договор на ознакомление и подписание.
Новый комментарий договора - при появлении уточнений/комментариев по текущим договорам.
Напоминание об истечении срока действия контракта (отправлен персоналу) - напоминание про истечение срока действия договора.
Подписанный контракт (отправлен персоналу) - уведомление о подписании контракта / договора.
 
Группа "Счета"
Отправьте счет клиенту - уведомление о создании счета для клиента и необходимости оплаты.
Записан платеж по счету-фактуре (отправлен клиенту) - уведомление о том что оплата принята.
Уведомления о просроченных счетах - уведомление о просрочке срока оплаты счета.
Счет-фактура уже отправлен заказчику - ссылка на созданный счет для оплаты.
Записан платеж по счету-фактуре (отправлен персоналу) - уведомление о записи платежа в системе.
Отправить Акт клиенту - уведомление о том что акт по счету №... готов, со ссылкой на просмотр и скачивание.
Отправить Накладную клиенту - уведомление о том что накладная по счету №... готова, со ссылкой на просмотр и скачивание.
Накладная подписана (отправлен персоналу) - уведомление о том что накладная по счету №... подписана.
Акт подписан (отправлен персоналу) - уведомление о том что акт по счету №... подписан.
 
Группа "Задачи "
Новые назначенные задачи (отправлен персоналу) - уведомление сотрудника о новой задаче.
Пользователей, которые добавляются как последователь на задание (отправлен персоналу) - уведомление сотрудника о том что он назначен наблюдателем в задачу.
Добавлен новый комментарий к заданию- уведомление о новом комментарии в задаче.
Новое приложение (-ы) в задании (отправлен персоналу) - уведомление о том что в задачу добавлен вложенный файл.
Напоминания о сроках выполнения заданий – направлены назначенным членам - напоминание о дедлайне задачи.
Новое приложение (-ы) в задании (отправлено контактам клиентов) - уведомление о том что в задачу добавлен вложенный файл.
Добавлен новый комментарий в задаче - уведомление о новом комментарии в задаче.
Состояние задачи изменено (отправлен персоналу) - уведомление о смене статуса задачи.
Состояние задачи изменено (отправлено контактам клиентов) - уведомление о смене статуса задачи.
 
Группа "Клиенты"
Новый контакт добавлен / зарегистрирован (электронная почта приветствия) - клиенту отправляется доступ в личный кабинет с логином и паролем.
Восстановление пароля - отправляется при попытке восстановить пароль, содержит ссылку на страницу восстановление пароля.
Ваш пароль был изменен - уведомление о изменении пароля.
Установите новый пароль - инструкция, как изменить пароль.
Выписка по счету - содержит файл в котором представлены все транзакции за выбранный период.
Регистрация нового клиента (отправлен администраторам) - уведомление администраторов о регистрации нового клиента в клиентском портале.
Регистрация клиента подтверждена - уведомление о том что клиент подтвердил регистрацию.
Проверка электронной почты (отправлен на контакт после регистрации) - ссылка для верификации электронной почты.
Загружен новый файл(ы) профиль клиента (отправлен персоналу) - уведомление о том что клиент загрузил новый файл в профиль.
Исходное письмо.
Почтовое уведомление о назначении тестирования - сотруднику назначено тестирование, которое ему необходимо пройти.
 
Группа "Предложения"
Действие клиента - принято (отправлен персоналу) - приходит персоналу компании после принятия клиентом коммерческого предложения.
Отправить предложение заказчику - содержит файл с коммерческим предложением клиенту или потенциальному клиенту.
Действие клиента - отклонено (отправлен персоналу) - приходит персоналу компании после отклонения клиентом коммерческого предложения.
Спасибо по электронной почте (отправлен клиенту после принятия) - письмо благодарности клиенту и уведомление о скором контакте.
Добавлен комментарий - уведомление клиента о добавлении комментария к коммерческому предложению.
Добавлен комментарий (отправлен сотруднику) - уведомление сотрудника (сотрудников) о добавлении комментария к коммерческому предложению.
Напоминание об истечении срока действия предложения - уведомление клиента об окончании срока действия коммерческого предложения.
 
Группа "Проекты"
Новое обсуждение проекта (отправлено участникам проекта) - уведомление участников проекта внутри компании об обсуждении.
Новое обсуждение проекта (отправлено контактам клиентов) - уведомление участников проекта со стороны клиента об обсуждении.
Загружены новые файлы проекта (отправлены контактам клиентов) - уведомление участников проекта со стороны клиента про добавление новых файлов.
Загружены новые файлы проекта (отправлены участникам проекта) - уведомление участников проекта про добавление новых файлов.
Новый комментарий к обсуждению (отправлен контактам клиентов) - уведомление участников проекта со стороны клиента про добавление нового комментария.
Новый комментарий к обсуждению (отправлен участникам проекта) - уведомление участников проекта со стороны компании про добавление нового комментария.
Персонал добавлен как член проекта - уведомление сотрудников вашей компании что они добавлены к проекту.
Создан новый проект (отправлен контактам клиентов) - уведомление клиента о добавлении проекта для его компании, содержит ссылку на проект.
Проект обозначен как завершенный (отправлен контактам клиентов) - уведомление клиента о завершении проекта.
 
Группа "Сотрудники "
Создано нового сотрудника (поздравительное письмо) - уведомление сотрудника что его добавили в систему.
Создание нового пароля - содержит ссылку с информацией для создание пароля для входа.
Ваш пароль был изменен - уведомление об изменении пароля.
Двухфакторная аутентификация - подтверждение логина через двухфакторную аутентификацию.
У вас есть новое напоминание! - напоминание приходит когда сотрудник создает его себе в календаре, или получает уведомления от других участников проектов/задач.
Приказ.
Двухфакторная аутентификация Google Authenticator - восстановление логина с помощью двухфакторной аутентификации Google Authenticator.
 
Группа "Лиды"
Новый лид назначен сотруднику - уведомление сотрудника о том что ему назначен новый лид (появляется доступ к лиду).
Мы получили ваш запрос - письмо, подтверждающее получение запроса от вашего лида.
 
Группа "Подбор персонала"
Шаблон для отправки предложения о работе - приглашение кандидата на должность.
 
Группа "Партнерство"
Новый доступный лид - уведомление партнера о новом доступном лиде.
Новый доступный запрос поддержки - уведомление партнера о новом доступном запросе поддержки.
Новый ответ на тикет (отправлять партнерам) - уведомление партнера про ответ на запрос.
 
Группа "Программный PPO. Интеграция с Checkbox"
Фискальный чек - уведомление клиента про отправку фискального чека.
 
Группа "Купоны"
Купон для клиента - уведомление клиента о новом купоне.
 
Группа "Интеграция с Zoom"
Встреча в Zoom - письмо с данными для входа в Zoom-call.
Напоминание о встрече - напоминание про Zoom-call.
 
 

Корпоративное обучение

Специалисты учебного центра помогут понять общие принципы
работы и обучат вашу команду эффективным приемам.