После завершения первоначальной настройки рекомендуется проверить дополнительные параметры системы, необходимые для работы сотрудников, ведения клиентов, продаж, финансов, задач и других рабочих процессов.

Набор доступных разделов и настроек зависит от версии системы, установленных модулей и прав доступа пользователя. Выполните только те настройки, которые будут использоваться в работе вашей компании.

Сотрудники и права доступа

Перед началом работы сотрудников рекомендуется создать роли и проверить права доступа к разделам системы.

Доступные возможности:

Перейдите по пути: Настройки - Компания - Роли.

Роли сотрудников - позволяют заранее сформировать набор прав доступа для определенной должности или группы сотрудников. Например, можно создать отдельные роли для руководителя, менеджера, бухгалтера и администратора.

Перейдите по пути: Настройки - Компания - Сотрудники - Выберите сотрудника - Редактировать - Права сотрудника.

Права сотрудников - определяют, какие разделы и данные сотрудник может просматривать, добавлять, изменять или удалять. Права можно настроить отдельно для каждого сотрудника.

Примечание. При назначении роли права сотрудника могут быть заменены правами выбранной роли. Сотрудники с правами администратора имеют полный доступ к системе независимо от назначенной роли.

Продажи и финансы

Перед созданием предложений, счетов на оплату и других финансовых документов рекомендуется настроить валюты, налоговые ставки, способы оплаты и позиции прайса.

Доступные возможности:

Перейдите по пути: Настройки - Продажи - Финансы - Валюты.

Настройка валют - позволяет определить основную валюту системы и добавить дополнительные валюты для проведения финансовых операций.

Перейдите по пути: Настройки - Продажи - Финансы - Налоговые ставки.

Налоговые ставки - используются для автоматического расчета налогов в счетах, предложениях и других документах. Для каждой ставки можно указать название и размер налога.

Перейдите по пути: Настройки - Продажи - Финансы - Способы оплаты.

Способы оплаты - позволяют добавить доступные способы оплаты, банковские реквизиты и определить, какие способы будут использоваться в счетах или расходах.

Перейдите по пути: Продажи - Прайсы.

Позиции прайса - позволяют заранее создать товары или услуги с указанием описания, стоимости, валюты, единицы измерения, налога и категории. Созданные позиции можно быстро добавлять в счета и предложения.

Примечание. Способы оплаты через интернет настраиваются отдельно после установки соответствующего модуля платежной системы.

Клиенты и лиды

Настройте правила работы с клиентами и лидами в соответствии с процессом продаж вашей компании.

Доступные возможности:

Перейдите по пути: Настройки - Продажи - Клиенты - Настройки.

Настройки клиентов - позволяют определить доступные вкладки карточки клиента, поля, проверку данных, страну по умолчанию, отображение информации в документах и другие параметры работы с клиентами.

Перейдите по пути: Настройки - Продажи - Лиды - Настройки.

Настройки лидов - позволяют настроить общие правила работы с потенциальными клиентами, ограничения отображения в режиме Канбан, интеграцию с электронной почтой и формы получения лидов.

Примечание. Перед началом работы с лидами также рекомендуется создать необходимые статусы, источники, типы и причины проигрыша лидов.

Задачи и проекты

Перед постановкой задач сотрудникам настройте общие правила работы с задачами, их статусы и стадии проектов.

Доступные возможности:

Перейдите по пути: Настройки - Конфигурация - Приложения - Задачи.

Настройки задач - позволяют определить правила создания и выполнения задач, работу таймеров, контрольных списков, подзадач, статусов, приоритетов и карточки задачи.

Перейдите по пути: Настройки - Проекты - Задачи - Статусы задач.

Статусы задач - используются для отображения текущего состояния выполнения задачи. Для каждого статуса можно определить название, цвет, порядок и другие параметры.

Перейдите по пути: Настройки - Проекты - Проекты - Стадии проектов.

Стадии проектов - позволяют распределить проекты по этапам выполнения и используются для их отображения в режиме Канбан.

Электронная почта и уведомления

Для отправки системных писем и сообщений сотрудникам и клиентам необходимо настроить служебную электронную почту и проверить шаблоны писем.

Доступные возможности:

Перейдите по пути: Настройки - Начальные настройки - Служебная почта.

Служебная электронная почта - используется для отправки сообщений сотрудникам, клиентам и лидам, восстановления паролей и автоматической отправки системных писем.

Перейдите по пути: Настройки - Компания - Шаблоны - Шаблоны электронных писем.

Шаблоны электронных писем - определяют текст автоматических писем, которые система отправляет при выполнении определенных действий. Перед началом работы рекомендуется проверить текст, данные компании и используемые служебные переменные.

Очередь электронной почты - позволяет постепенно отправлять письма через планировщик задач и уменьшить нагрузку во время массовой отправки сообщений.

Настройки уведомлений - позволяют каждому сотруднику определить, о каких изменениях в задачах, проектах, предложениях, договорах, запросах и других разделах он будет получать уведомления.

После подключения электронной почты рекомендуется отправить тестовое письмо и проверить адрес отправителя, подключение к почтовому серверу и доставку сообщения.

Поддержка клиентов

Настройки этого раздела необходимо выполнить, если компания использует модуль поддержки для получения и обработки запросов клиентов.

Доступные возможности:

Настройки раздела "Поддержка" - позволяют определить общие правила работы с запросами, уведомления, автоматическое закрытие запросов и другие параметры модуля.

Отделы поддержки - позволяют распределить запросы клиентов между разными отделами компании и определить сотрудников, которые могут их просматривать и обрабатывать.

Перейдите по пути: Настройки - Компания - Поддержка - Отделы.

Примечание. Раздел "Отделы" доступен при наличии соответствующего модуля поддержки.

Товарооборот и дополнительные модули

Настройки этого раздела необходимо выполнять только при наличии соответствующих модулей в вашей версии системы.

Доступные возможности:

Способы доставки - позволяют создать доступные варианты доставки, которые будут использоваться при оформлении и обработке заказов.

Настройки модуля "Склад" - позволяют создать склады, определить основной склад, настроить учет остатков, штриховые коды, уведомления о минимальном количестве товара и другие параметры товарооборота.

Модуль "Филиалы" - позволяет создать структуру компании, распределить сотрудников и данные между филиалами и ограничить доступ к информации других подразделений.

Настройки личного кабинета клиента - позволяют определить доступные клиенту разделы, документы и возможности личного кабинета.

Настройки клиентского меню - позволяют изменить порядок пунктов меню личного кабинета, скрыть ненужные разделы и добавить собственные названия или разделители.

Проверка готовности системы

После завершения дополнительных настроек рекомендуется проверить основные рабочие процессы системы.

• Создайте тестового сотрудника и назначьте ему соответствующую роль.
• Войдите в систему под учетной записью тестового сотрудника и проверьте доступ к разделам.
• Создайте тестового клиента или лида.
• Создайте задачу, назначьте исполнителя и измените ее статус.
• Создайте тестовый проект и укажите его стадию.
• Создайте предложение или счет на оплату с позицией прайса.
• Проверьте правильность валюты, налоговой ставки и доступных способов оплаты.
• Отправьте тестовое электронное письмо.
• Проверьте получение внутренних уведомлений и уведомлений по электронной почте.
• Проверьте работу установленных дополнительных модулей.
• После успешного выполнения проверки система готова к дальнейшей настройке рабочих процессов и полноценной работе сотрудников.