Задачи

23 ноября 2023
👁 3955

Perfectum CRM+ERP в версиях Project, ERP, Курсы и Max позволяет создавать и просматривать задачи для Ваших сотрудников в разделе "Проекты -> Задачи".

"Задачи" нужны для грамотного распределения работы Ваших сотрудников. Доступна возможность поставить задачу определённым сотрудникам (или всем сразу) создав в ней подзадачи для выполнения. Также этот раздел позволяет вести учёт по выполнению заданий либо учёт по статусам заданий (Выполнено, В работе, Не начато).

В разделе задачи доступны такие функции:

  1. Кнопка "Новая задача" - для создания новой задачи.
  2. Кнопка "Резюме задач" - после нажатия отображает блок резюме задач.
  3. Кнопка "Режим канбан" - для просмотра задач в режиме канбан.
  4. Кнопка "Обзор задач" - для просмотра всех задач, сгруппированных по Вашим предпочтениям.
  5. Фильтр - для поиска задач по названию проекта. После того как вы выберите проект из фильтра, в таблице задач отобразятся только те задачи которые связаны с проектом.
  6. Блок "Резюме задач" - в блоке отображается количество задач в каждом статусе, а так же количество задач закреплённое за сотрудником/админом. Если нажать на конкретный статус, отобразятся задачи только в этом статусе.
  7. Фильтр "Период" - позволяет выбрать период за который были созданы задачи.
  8. Фильтр "Исполнитель" - позволяет выбрать несколько исполнителей и отобразить задачи в которых выбранные сотрудники указаны в роле исполнителя.
  9. Фильтр "Статус" - позволяет отобразить задачи в выбранных статусах.
  10. Фильтр "По связи" - позволяет отобразить задачи по выбранной связи в фильтре (задачи связанные со мной, задачи закреплённые за мной и тд.).
  11. Фильтр "По типу" - позволяет отобразить задачи по выбранному типу (оплачиваемое/неоплачиваемое, выставлен счет/не выставлен счет).
  12. Фильтр "Тип задачи" - позволяет отобразить задачи за выбранным типом (основные, маленькие, ежедневные, срочные).
  13. Фильтр "Шаблон задачи" - позволяет отобразить задачи которые были созданы по выбранному шаблону.
  14. Поле для выбора количества записей на странице (10,25,50...).
  15. Кнопка "Экспорт" - для экспорта таблицы задач. Важно! Перед экспортом выберите необходимые задачи которые хотите экспортировать, если просто нажать кнопку то будет экспортирован ВЕСЬ список задач, что есть в системе.
  16. Кнопка "Массовые действия" - для массового удаления либо для массового изменения статуса, приоритета, участника, тега
  17. Кнопка "Настройка" - для настройки отображения Колонок в таблице задач, смены очередности отображения колонок, включения/выключения колонок.
  18. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы задач.
  19. Поле "Поиск" - для удобного поиска задач по ключевым словам.

t1

Таблица задач и её возможности:

  1. Чек-бокс - для выбора задач с которыми вы хотите провести экспорт или массовые действия.
  2. Поле "№" - указывает индивидуальный номер задачи в системе, после нажатия открывается карта задачи.
  3. Поле "Имя" - указывает имя задачи, так же если задача была создана автоматически в зависимости от правила, указывается сущность (счет на оплату, договор, запрос поддержки и тд.) из которого она создана. Ещё серым текстом указывается связь с этой сущностью, можно нажать на серый текст и перейти к сущности с которой была создана задача.
  4. Кнопка "Запуск таймера" - позволяет запустить таймер для начала работы над задачей.
  5. Кнопка "Редактировать" - для редактирования задачи.
  6. Кнопка "Удалить" - для удаления задачи.
  7. Кнопка "Отметить задачу Горящей" - позволяет установить статус Горящей задачи, детальнее.
  8. Кнопка "Отметить задачу Важной" - позволяет установить статус Важной задачи, детальнее.
  9. Кнопка "Отметить как Запланированную" - позволяет установить статус Запланированной задачи.
  10. Поле "Чек-листы" - параметр указывает процентное соотношение выполненных чек-листов из всех чек-листов что добавлены в задачу.
  11. Поле "Чек листы" - указывает количество выполненных чек-листов в задаче/общее количество чек-листов в задаче.
  12. Поле "Новый комментарий" - указывает количество новых комментариев в задаче, что сотрудник не прочитал.
  13. Поле "Статус" - указывает статус задачи.
  14. Поле "Кем создана" - указывает сотрудника, который создал задачу.
  15. Поле "Исполнители" - указывает сотрудников, которые были добавлены к задаче в роле Исполнителей.
  16. Поле "Наблюдатели" - указывает сотрудников, которые были добавлены к задаче в роле Наблюдателей.
  17. Поле "Теги" - указывает добавленные теги задачи.
  18. Поле "Приоритет" - указывает приоритет задачи.
  19. Поле "Потраченное время" - указывает общее потраченное время сотрудников на задачу.
  20. Пример отображения задач которые связаны с проектом, детальнее.

2

Настройки раздела "Задачи" доступны по пути: "Настройки - Конфигурация - Приложения - Задачи".

Создание задачи.

Детальное описание создания новой задачи доступно по ссылке.

3

Возможности режима "Канбан" в задачах.

В режиме Канбан задачи отображаются в колонках, колонки - это статусы задач.

Детальное описание режима Канбан доступно по ссылке.

  1. Кнопка "Новая задача" - для создания новой задачи.
  2. Кнопка "Резюме задач" - после нажатия отображает блок резюме задач.
  3. Кнопка "переключиться на список" - для выхода из режима Канбан в режим просмотра - Список.
  4. Сортировка задач - позволяет сортировать задачи по параметрам Дата начала, Выполнить до, По номеру.
  5. Графа "Поиск" - для поиска задач по ключевым словам.
  6. Название статуса задач.
  7. Количество задач в данном статусе.
  8. Название задачи - после нажатия отроется карта задачи.
  9. Дата начала задачи.
  10. Общее время затраченное на задачу, если в задаче нет лимита по времени то параметр будет отображать только затраченное время, а если указать лимит на выполнение то запись будет потраченного времени - лимит времени на выполнение (пример 163:07 - 300:00).
  11. Список исполнителей задачи, если навести курсор мыши на конкретного исполнителя - отобразится его имя в системе, если нажать на конкретного исполнителя - откроется профиль исполнителя в системе.
  12. Статус задачи.
  13. Приоритет задачи.
  14. Количество комментариев и вложений в задаче.
  15. Теги задачи.

4

Возможности режима "Обзор задач".

Детальное описание режима Обзор задач доступно по ссылке.

  1. Кнопка "Вернуться к списку задач" - для выходя из режима "Обзор задач" и переключения на режим список.
  2. Фильтр "По сотрудникам" - позволяет отобразить задачи выбранных сотрудников.
  3. Фильтр "По статусу" - позволяет отобразить задачи в выбранном статусе.
  4. Фильтр "По месяцу" - позволяет отобразить задачи за выбранным месяцем.
  5. Фильтр "По году" - позволяет отобразить задачи за выбранным годом.
  6. Кнопка "Фильтр" - для применения заданных фильтров.
  7. Поле для выбора количества записей на странице (10,25,50...).
  8. Кнопка "Экспорт" - для экспорта таблицы задач.
  9. Графа "Поиск" - для поиска задач по ключевым словам.
  10. Поле "№" - указывает индивидуальный номер задачи в системе.
  11. Поле "Имя" - указывает имя задачи в системе, после нажатия открывает карту задачи.
  12. Также указывает связь задания с сущностью (счет на оплату, запрос из поддержки и тд.), после нажатия на имя сущности откроется карта сущности.
  13. Поле "Дата начала" - указывает дату начала задачи.
  14. Поле "Выполнить до" - указывает дату до которой необходимо выполнить задачу.
  15. Поле "Статус" - указывает статус задачи.
  16. Поле "Общее количество вложений" - указывает число всех вложений в задаче.
  17. Поле "Всего комментариев" - указывает число всех комментариев в задаче.
  18. Поле "Чек-листы" - указывает число всех чек-листов в задаче.
  19. Поле "Всего Рабочее время" - указывает число всего затраченного времени на задачу.
  20. Поле "Кем создана" - указывает сотрудника, который создал задачу.
  21. Поле "Исполнители" - указывает сотрудников которые прикреплены в задаче в роли исполнителей.
  22. Поле "Наблюдатели" - указывает сотрудников которые прикреплены в задаче в роли наблюдателей.

5

Возможности "Массовых действий" с задачами.

  1. Чек-бокс "Массовое удаление" - если активировать удалит выбранные задачи, если задачи не были выбраны удалятся все задачи раздела.
  2. Поле "Статус" - для смены статусов выбранных задач.
  3. Поле "Приоритет" - для смены приоритета задач.
  4. Поле "Исполнители" - для добавления исполнителей к выбранным задачам.
  5. Поле "Наблюдатели" - для добавления наблюдателей к выбранным задачам.
  6. Поле "Теги" - для добавления тегов.

t6

Результат: После заполнения всех колонок и настройки нужных опций при создании новой задачи, она может выглядеть так:

  1. Страница информации про задачу.
  2. Страница Подзадач, которые созданы к задаче.
  3. Страница журнала активности.
  4. Связь задачи с разными сущностями в системе (клиенты, лиды, счета на оплату, поддержка и тд.).
  5. Отметить задачу выполненной - для завершения задачи.
  6. Добавить задачу в блок модуля "Управление заданиями", детальнее.
  7. Статистика - после нажатия открывается модальное окно с выбором параметров статистики задачи.
  8. Табели - после нажатия открывается таблица табелей (потраченного времени на задачу).
  9. Копировать ссылку на задачу.
  10. Запуск таймера (если таймер запущен, в этом месте будет кнопка остановки таймера).
  11. Отметить задачу как Запланированную.
  12. Отметить задачу как Важную.
  13. Отметить задачу как Горящую.
  14. Печать задачи.
  15. Внешний вид описания задачи.
  16. Кнопка "Редактировать" - для редактирования описания задачи.
  17. Кнопка "Добавить задание в чек-лист" - для добавления чек-листа в задачу.
  18. Кнопка "Разделитель" - добавляет разделитель для задания. Создаёт блок, в который можно добавить чек-листы и скрыть целый блок с чек-листами.
  19. Чек-бокс "Выключать выполненные задания" - позволяет скрыть из списка чек-листы которые были выполнены.
  20. Кнопка "Показать/Скрыть комментарии" - позволяет показать/скрыть комментарии к чек-листам.
  21. Кнопка "Обновить чек-лист" - обновляет информацию про созданные и выполненные чек-листы в задаче.
  22. Параметр отображает количество выполненных чек-листов в одном блоке в процентном соотношении.
  23. Параметр отображает количество выполненных чек-листов в одном блоке в процентном соотношении.
  24. Поле с информацией про задачу, отображает дату и время создания задачи и её тип.
  25. Настройки (редактирование, копия, удаление задачи)
  26. Статус задачи.
  27. Дата начала задачи.
  28. Дата до которой задачу необходимо выполнить.
  29. Приоритет задачи.
  30. Почасовая ставка в задаче.
  31. Информация про оплачиваемое задание.
  32. Оплачиваемая сумма за задание.
  33. Ваше время работы - указывает время (сколько был активен таймер в задаче) для каждого сотрудника своё.
  34. Общее рабочее время - указывает сумму всего времени что затратили сотрудники на задачу.
  35. Не подтвержденное время - указывает количество времени когда сотрудник работал вне смены (к примеру если у Вас указано время работы в системе с 9 до 18, а сотрудник работал начал работать над задачей в 19 - тогда время будет не подтвержденным).
  36. Список сотрудников и количество затраченного времени над задачей каждого сотрудника. Если при создании задачи вы указывали лимит времени для каждого сотрудника параметр будет отображаться так - 01:11 (08:00).
  37. Тег задачи.

7

Работа с "Чек-листами и блоками чек-листов задачи", их возможности:

  1. Выделенная область позволяет перетаскивать блоки чек-листов вверх/вниз задачи.
  2. Название блока чек-листов.
  3. Количество выполненных чек-листов/общее количество чек-листов в блоке.
  4. Кнопка чтобы скрыть/раскрыть блок чек-листов.
  5. Кнопка чтобы удалить блок чек-листов.
  6. Чек-бокс для отметки чек-листа выполненным.
  7. Кнопка "Приоритет" - позволяет указать приоритет чек-листа. Если указать приоритет "Высокий" то у чек-листа будет отметка с красным цветом, если приоритет указать "Средний" то отметка будет Жёлтой. По умолчанию у всех чек-листов приоритет "Низкий" по этому они отображаются с Серой отметкой.
  8. Текст чек-листа, описание что нужно сделать.
  9. Кнопка чтобы удалить чек-лист.
  10. Кнопка чтобы запустить таймер (позволяет отслеживать количество времени затраченного на конкретный чек-лист).
  11. Номер чек-листа, если нажать скопируется ссылка на чек-лист в задании (данную ссылку можно отправлять сотрудникам, при открытии ссылки будет выделен конкретный чек-лист в задаче).
  12. Указывает кто и когда создал чек-лист.
  13. Указывает кто и когда редактировал чек-лист.
  14. Область которая позволяет перетаскивать чек-листы в блоке вверх/вниз (чтобы менять порядок выполнения), а так же чтобы перетаскивать чек-листы между блоками.
  15. Кнопка "Назначить задание" - позволят назначить задание конкретному исполнителю в задаче.
  16. Кнопка "Комментарий" - для создания комментария к конкретному чек-листу. После того как вы создали комментарий вы можете навестись курсором мыши на кнопку и отобразится текст комментария.
  17. Напоминания в задаче.
  18. Кнопка для создания напоминаний в задаче.
  19. Творец задачи - указывает сотрудника который создал задачу.
  20. Исполнитель - позволяет добавить исполнителей в задачу.
  21. Список исполнителей, которые уже добавлены в задачу.
  22. Наблюдатель - позволяет добавить наблюдателей в задачу.
  23. Список наблюдателей, которые уже добавлены в задачу.
  24. Поле для загрузки файла в задачу - нажмите на поле и выберите файл с Вашего устройства чтобы добавить его к задаче, или перетащите файл в область.
  25. Кнопка "Добавить задание в чек-лист" - для добавления чек-листа в задачу. (данные кнопки созданы как сверху задачи так и снизу, для удобного использования если список чек-листов слишком велик)
  26. Кнопка "Разделитель" - добавляет разделитель для задания. Создаёт блок, в который можно добавить чек-листы и скрыть целый блок с чек-листами. (данные кнопки созданы как сверху задачи так и снизу, для удобного использования если список чек-листов слишком велик)
  27. Показатель количества комментариев оставленных к задаче (комментарии к задаче и комментарии к чек-листам - это две разные сущности, этот параметр отображает количество комментариев к задаче).
  28. Кнопка чтобы скрыть/отобразить список комментариев к задаче.
  29. Поле для ввода текста комментария к задаче.
  30. Кнопка "Загрузить ещё" - позволяет загрузить более ранние комментарии к задаче если список слишком велик.(находится неактивной если список комментариев пустой или может отобразиться на одной странице).

8

Создание комментария к задаче.

Доступные возможности:

  1. Поле "Комментарий адресован" - позволяет выбрать сотрудника который участвует в задаче и адресовать комментарий ему.
  2. Поле для ввода текста комментария к задаче.
  3. Поле для загрузки файла в комментарии к задаче (чтобы указать к примеру что за файл и зачем он).
  4. Кнопка "Ответить" - чтобы сохранить комментарий к задаче.

9

Вкладка "Подзадачи" и её возможности:

В данной вкладке вы можете создавать подзадачи к основной задаче, позволяет распределять и выстраивать иерархию задач в бесконечном масштабе. Подзадачи создаются так же как и обычные задачи и имеют такую же структуру и параметры.

  1. Кнопка "Добавить подзадачу" - для создания подзадачи.
  2. Поле для выбора количества записей на странице (10,25,50...).
  3. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы задач.
  4. Графа "Поиск" - для поиска подзадач по ключевым словам.
  5. Таблица подзадач. Несет в себе такие же функции как и общая таблица задач только визуально меньше.

10

Вкладка "Журнал активности" и её возможности:

Здесь вы можете смотреть всю активность сотрудников которые работают над задачей, если навести курсор на поле с датой - отобразится точная дата и время когда было выполнено конкретное действие.

11

Корпоративное обучение

Специалисты учебного центра помогут понять общие принципы
работы и обучат вашу команду эффективным приемам.