Модуль "Документы онлайн" предназначен для создания и совместного редактирования документов непосредственно в системе. Модуль подойдет компаниям, которые активно используют документооборот или шаблоны документов.

Активация модуля

Перед началом работы необходимо активировать модуль. Дополнительные настройки для его работы не требуются.

Перейдите по пути: Настройки - Конфигурация - Управление модулями.

Найдите модуль "Документы онлайн" и активируйте его.

Настройка прав доступа

Чтобы сотрудники могли использовать модуль, настройте права доступа для соответствующих ролей.

Перейдите по пути: Настройки - Компания - Роли.

Откройте необходимую роль и настройте права для раздела "Документы онлайн".

Сотрудник может просматривать и управлять только созданными им документами и документами, к которым ему предоставили доступ. Чтобы сотрудник мог просматривать и управлять всеми документами, предоставьте ему право просмотра всех записей.

Главная страница модуля

Перейдите по пути: Приложения - Документы онлайн.

На главной странице отображаются созданные папки и документы.

Доступные возможности:

1. Кнопка "Создать файл" - для создания нового документа.
2. Кнопка "Добавить папку" - для создания новой папки.
3. Кнопка "Массовые действия" - для выполнения действий с несколькими выбранными папками или документами.
4. Кнопка "Показать мои файлы" или "Показать все файлы" - для переключения между созданными сотрудником записями и всеми доступными ему папками и документами.
5. Поле "Поиск" - для поиска документов по названию.
6. Поле выбора записи - для выбора папок и документов перед выполнением массовых действий.
7. Поле "Имя" - отображает название папки или документа. При нажатии на название папки открывается ее содержимое, а при нажатии на название документа открывается редактор.
8. Поле "Тип" - отображает тип записи: папка или файл.
9. Поле "Связано с" - отображает проект или задачу, с которыми связан документ.
10. Поле "Сотрудники" - отображает сотрудника, создавшего папку или документ.
11. Поле "Дата создания" - отображает дату и время создания записи.
12. Поле "Последнее изменение" - отображает дату и время последнего изменения записи.
13. Кнопка "Изменить" или "Переименовать" - для изменения названия папки или документа.
14. Кнопка "Удалить" - для удаления папки или документа.
15. Кнопка "Поделиться" - для предоставления сотрудникам доступа к папке или документу.
16. Кнопка "Создать файл" - для создания нового документа внутри выбранной папки.
17. Кнопка "Создать папку" - для создания вложенной папки.
18. Кнопка "Загрузить" - для сохранения документа на устройство.
19. Кнопка "Развернуть все" или "Свернуть все" - для отображения или скрытия документов во всех папках.

Массовые действия

В модуле можно одновременно удалить несколько записей или предоставить сотрудникам доступ к нескольким папкам и документам.

Для выполнения массового удаления выберите необходимые записи, нажмите кнопку "Массовые действия" и выберите действие "Массовое удаление". После подтверждения выбранные папки и документы будут удалены.

Чтобы одновременно предоставить доступ к нескольким записям, выберите необходимые папки или документы, нажмите кнопку "Массовые действия" и выберите действие "Поделиться".

Доступные возможности:

1. Действие "Поделиться" - для открытия полей настройки доступа.
2. Поле выбора сотрудников - для указания сотрудников, которым необходимо предоставить доступ.
3. Поле "Права" - для выбора разрешенных действий с выбранными папками и документами.
4. Кнопка "Подтвердить" - для сохранения настроек доступа.

Управление доступом к документу

При предоставлении доступа можно отдельно определить права каждого сотрудника.

Доступные возможности:

1. Поле "Поделиться с" - для выбора типа пользователей, которым предоставляется доступ.
2. Поле "Выберите сотрудников" - для выбора сотрудника.
3. Поле "Права" - для первоначального выбора разрешенных действий.
4. Кнопка "+" - для добавления сотрудника в список доступа.
5. Настройка "Просматривать" - определяет возможность просмотра документа.
6. Настройка "Изменять" - определяет возможность редактирования документа.
7. Настройка "Удалять" - определяет возможность удаления документа.

После предоставления доступа сотрудник увидит папки и документы в разделе "Приложения - Документы онлайн". Общие папки будут отмечены соответствующей подписью.

Набор доступных действий возле каждого документа зависит от предоставленных сотруднику прав.

Создание документа

Для создания документа нажмите кнопку "Создать файл" и выберите необходимый формат.

Доступные форматы:

• Текстовый документ в формате .docx.
• Таблица в формате .xlsx.
• Презентация в формате .pptx.
• Документ в формате .odg.
• Текстовый документ в формате .txt.

Добавление документов в задачу

Документы из модуля можно добавлять в карточки задач.

Откройте карточку задачи, нажмите область "Мои документы", выберите необходимые файлы и подтвердите добавление.

Добавление документов в карточку лида

Документы из модуля можно прикреплять к карточке лида.

Перейдите по пути: Продажи - Лиды.

Откройте карточку лида и выберите "Дополнительно - Вложения". После этого нажмите область "Мои документы" и выберите необходимые файлы.

Добавление документов в договор

Документы из модуля можно добавлять во вложения договора.

Перейдите по пути: Продажи - Договоры.

Откройте карточку договора, перейдите на вкладку "Вложения" и нажмите область "Мои документы".

Работа с добавленными документами

Документы, добавленные в другие разделы системы из модуля "Документы онлайн", можно открывать непосредственно в карточке связанной записи.

При открытии документа доступны просмотр, загрузка на устройство и переход к редактированию.

Для сохранения документа откройте меню "Файл" и нажмите кнопку "Сохранить".

Справка по редактору

Описание возможностей редактора документов доступно непосредственно в редакторе.

Перейдите по пути: Справка - Онлайн-справка.

Текстовый документ в формате .docx

При создании файла выберите тип "Текстовый документ .docx" и нажмите кнопку "Создать".

В редакторе можно добавлять и форматировать текст, изображения, таблицы, ссылки и другие элементы документа.

Таблица в формате .xlsx

При создании файла выберите тип "Таблица .xlsx" и нажмите кнопку "Создать".

В редакторе можно работать с ячейками, формулами, таблицами, форматированием и другими инструментами обработки данных.

Презентация в формате .pptx

При создании файла выберите тип "Презентация .pptx" и нажмите кнопку "Создать".

В редакторе можно создавать слайды, добавлять текст, изображения, фигуры, таблицы и другие элементы презентации.

Документ в формате .odg

При создании файла выберите тип "Документ .odg" и нажмите кнопку "Создать".

В редакторе можно создавать страницы и добавлять на них текстовые и графические элементы.

Текстовый документ в формате .txt

При создании файла выберите тип "Текстовый документ .txt" и нажмите кнопку "Создать".

В редакторе можно создавать и форматировать текстовый документ.

Дополнительная информация

Возможность просмотра, редактирования, удаления и загрузки документов зависит от прав роли сотрудника и прав доступа, предоставленных владельцем документа.

Документы можно использовать в задачах, карточках лидов и договорах. Прикрепленные файлы остаются доступны в модуле "Документы онлайн" и в карточке связанной записи.