Командой Perfectum CRM+ERP разработан модуль “Входящие документы”, который позволяет работать с разными типами входящих документов.

Для работы в этом разделе необходимо:

• Включить модуль по пути: Настройки - Конфигурация - Управление модулями.
• Включить уведомления и вывод информации от модуля, как описано в данной статье ниже.
• Перейти по пути "Компания – Входящие документы".

Доступные возможности:

1. Кнопка "Добавить новый документ" – для создания нового входящего документа.
2. Кнопка "Таблица" – открывает полный просмотр таблицы входящих документов или закрывает полный просмотр таблицы и открывает предварительный просмотр документа.
3. Фильтр "Дата документа" – для поиска входящего документа за заданный период.
4. Фильтр по "Типу документа" - для поиска входящего документа по типу.
5. Фильтр "Ответственный сотрудник" - для поиска входящего документа по назначенному ответственному сотруднику.
6. Фильтр "Мультикомпания" - для поиска входящего документа по выбранной компании.
7. Поле для выбора количества отображаемых входящих документов на странице (10,25,50...).
8. Кнопка "Экспорт" – для экспорта таблицы входящих документов.
9. Кнопка "Обновить" – для обновления данных в таблице.
10. Графа "Поиск" – для поиска входящего документа по названию.
11. Столбец "№" – при нажатии открывается предварительный просмотр входящего документа.
12. Столбец "Имя" - при нажатии открывается предварительный просмотр входящего документа.

    - Кнопка "Редактировать" – для редактирования входящего документа.

    - Кнопка "Удалить" – удаление ненужного входящего документа.

13. Столбец "Тип" – для отображения типа входящего документа.
14. Столбец "Подрядчики" - для отображения выбранного в документе подрядчика среди Клиентов. При нажатии открывается карта клиента-подрядчика.
15. Столбец "Сотрудники" – для отображения выбранного в документе ответственного сотрудника компании. При нажатии открывается профиль сотрудника.
16. Столбец “Дата” – для отображения даты создания документа.
17. Столбец “Дата окончания” – для отображения даты истечения срока действия документа.
18. Столбец "Статус" - отображение статуса документа.
19. Столбец "Подписанный" - выбор и отображение метки подписания документа.
20. Столбец "Мультикомпания" - для отображения выбранной в документе компании.

Доступные типы входящего документа:

• Счет на оплату.
• Договор.
• Акт.
• Письмо.

При создании типа входящего документа "Договор" доступны следующие поля к заполнению:

• Название - обязательное поле для указания названия входящего документа.
• Подрядчики - для выбора подрядчика из списка клиентов-подрядчиков компании.
• Ответственный сотрудник - для указания сотрудника, ответственного за документ.
• Мультикомпания - для выбора необходимых реквизитов компании.
• Тип - обязательное поле для выбора типа входящего документа.
• Реквизиты - для выбора реквизитов подрядчика.
• Счет на оплату - для выбора одного или нескольких счетов выбранного ранее клиента.
• Акт - для выбора одного или нескольких актов выбранного ранее клиента.
• Сумма договора - для ввода/редактирования суммы договора. При выбранном ранее счете клиента проставляется его сумма. Если выбрано несколько счетов в одной валюте, их суммы плюсуются и результат будет выведен в данном поле.
• Валюта - для ввода/редактирования валюты договора. При выбранном ранее счете клиента проставляется его валюта. Без введенной суммы документа проставляется валюта по умолчанию.
• Дата начала - обязательное поле для указания даты начала действия документа.
• Дата окончания - для указания даты окончания действия документа.
• Описание - для введения описания входящего документа.
• Вложения - для загрузки одного или нескольких файлов, связанных с документом.

При создании типа входящего документа "Акт" доступны следующие поля к заполнению:

• Название - обязательное поле для указания названия входящего документа.
• Подрядчики - для выбора подрядчика из списка клиентов-подрядчиков компании.
• Ответственный сотрудник - для указания сотрудника, ответственного за документ.
• Мультикомпания - для выбора необходимых реквизитов компании.
• Тип - обязательное поле для выбора типа входящего документа.
• Счет на оплату - для выбора одного счета выбранного ранее клиента.
• Сумма акта - для ввода/редактирования суммы акта. При выбранном ранее счете клиента проставляется его сумма. Редактировать ее нельзя.
• Валюта - для ввода/редактирования валюты документа. При выбранном ранее счете клиента проставляется его валюта. Без введенной суммы документа проставляется валюта по умолчанию.
• Дата акта - обязательное поле для указания даты создания документа.
• Примечание к акту - для введения примечания ко входящему документу.
• Вложения - для загрузки одного или нескольких файлов, связанных с документом.

Примечание: При редактировании счета или акта не разрешено выбирать акт или счет, если суммы или валюты у них разные. Если есть связанные акт и счет, то при редактировании суммы или валюты они меняются и у другого связанного документа, счета или акта.

При создании типа входящего документа "Счет на оплату" доступны следующие поля к заполнению:

• Название - обязательное поле для указания названия входящего документа.
• Подрядчики - для выбора подрядчика из списка клиентов-подрядчиков компании.
• Ответственный сотрудник - для указания сотрудника, ответственного за документ.
• Мультикомпания - для выбора необходимых реквизитов компании.
• Тип - обязательное поле для выбора типа входящего документа.
• Реквизиты - для выбора реквизитов ранее выбранного клиента-подрядчика.
• Договор - для выбора одного договора выбранного ранее клиента.
• Акт - для выбора одного акта выбранного ранее клиента.
• Сумма счета - для ввода/редактирования суммы счета. При выбранном ранее договоре клиента проставляется его сумма с возможностью ее редактировать.
• Валюта - для ввода/редактирования валюты договора. При выбранном ранее договоре клиента проставляется его валюта. Если сумма прописана, но не выбрана валюта, проставляется валюта по умолчанию.
• Дата счета - обязательное поле для указания даты создания документа.
• Примечание счета - для введения примечания к входящему документу.
• Вложения - для загрузки одного или нескольких файлов, связанных с документом.

При создании типа входящего документа "Письмо" доступны следующие поля к заполнению:

• Название - обязательное поле для указания названия входящего документа.
• Подрядчики - для выбора подрядчика из списка клиентов-подрядчиков компании.
• Ответственный сотрудник - для указания сотрудника, ответственного за документ.
• Мультикомпания - для выбора необходимых реквизитов компании.
• Тип - обязательное поле для выбора типа входящего документа.
• Дата письма - обязательное поле для указания даты создания документа.
• Примечание к листу - для введения примечания к входящему документу.
• Вложения - для загрузки одного или нескольких файлов, связанных с документом.

Предварительный просмотр входящего документа с типом "Счет на оплату". Для просмотра описания нажмите на номер или название входящего документа, доступные возможности:

• Вкладка "Документ" - отображение данных выбранного документа.

  - Подрядчик - информация о выбранном в документе клиенте-подрядчике. При нажатии на названии открывается карточка клиента.

  - Реквизиты - выбранные реквизиты клиента-подрядчика.

  - Сумма счета - указанная сумма в документе.

  - Дата счета - указанная в документе дата.

  - Мультикомпания - выбранные реквизиты компании.

  - Примечание - текстовое примеание к документу.

  - Вложения - прикрепленные к документу вложения, если есть.

• Вкладка "Расходы" - отображение добавленных к документу расходов.

  - Название расхода - при нажатии открывается предварительный просмотр добавленного расхода.

  - Категория расхода.

  - Дата добавления расхода.

  - Сумма расхода.

  - Опции: редактировать/удалить расход.

  Примечание: Нельзя удалить счет если есть по нему созданные расходы. При удалении счета выводится соответствующее предупреждение.

  

• Вкладка "Напоминания" - установка напоминания по документу.

  Создание напоминания из карточки входящего документа:

  При создании напоминания оно отображается в карточке входящего документа во вкладке “Напоминания”.

  

  А также выводится в календаре и фильтре календаря:

  

  Кроме этого, напоминания выводятся в общем разделе “Напоминания”. Для их отображения добавлены в фильтр “Входящие документы”.

  

  И в настройки календаря по пути "Настройка - Конфигурация - Программы - Календарь" добавлено включение уведомлений по входящим документам.

  

  Отображение уведомлений от “Входящих документов” необходимо также включить и в профиле сотрудника во вкладке "Уведомления".

  

  И для уведомлений в Telegram поставить галки, если модуль используется.

  

  Для отображения "Входящих документов" в карточке клиента необходимо включить их в разделе "Видимые вкладки(Профиль)" в настройках клиентов по пути: Настройка - Конфигурация - Приложения - Клиенты.

  

  

• Вкладка “Журнал операций” – для просмотра журнала выполненных операций с документом.

  

• Кнопка "Переключить на полный просмотр" - открытие документа на полный просмотр.

  

• Статус счета:

  - Не оплачено - когда нет расхода.

  - Частично оплачено - когда созданы расходы не наполную сумму счета.

  - Оплачено - когда есть расход.

• Кнопка "+Акт" для добавления акта к документу.
• Кнопка "+Расход" для добавления расхода к документу.
• Кнопка "Редактировать" для редактирования документа.
• Кнопка "Удалить" для удаления документа.
• Кнопка "Еще", в которой можно отметить документ "Отмененным".

  Примечание: если счет не оплачен, выводится эта кнопка с возможностью “Отметить, как Отменен” - это переводит счет в статус "Отменен". По такому счету нельзя создать расход. Если счет уже в статусе "Отменен", то выводится опция “Снять отметку Отменен” - это переводит счет в статус “Не оплачено”.

Акт сверки в карточке клиента.

В карточке клиента при использовании модуля “Входящие документы” будет доступен акт сверки. Доступные возможности:

Фильтр:

- За какой период делается акт ниже. По умолчанию выставлен месяц.

- Реквизиты клиента. Для возможности фильтровать по реквизитам указанным в документах.

- Подписано. Для фильтрации по подписанным документам.

- Мультикомпания - для возможности отфильтровать результаты по определенным реквизитам компании.

Кнопки:

- Печать - для распечатки документа.

- Загрузка в PDF - для скачивания документа себе на устройство.

- Отправка письма контактам клиента.