Документооборот

13 января 2023
👁 1446

Для продуктивной работы и комфорта пользователя, в Perfectum CRM+ERP предусмотрен ряд функциональных возможностей для создания и оперирования документацией для сопровождения бизнес-процессов.

Процесс документооборота компании может выглядеть следующим образом:

После создания карточки клиента или конвертировании лида в клиента в системе появляется карточка клиента.

document flow 01

document flow 02В настройках системы доступна возможность установить разделы, которые будут отображаться в карточке клиента. Для этого перейдите в: Настройки -> Конфигурация -> Клиенты, нажмите на выпадающее меню "Видимые вкладки", пролистайте.

 document flow 03 

Доступны следующие разделы в карточке клиента связанные с документооборотом:

Профиль клиента – в данном разделе отображается основная информация, которая заносится в карточку клиента

document flow 04

document flow 05

Финансовый отчет – в данном разделе отображается информация о выставленных счетах и оплатах данного клиента.

document flow 06

 

Счета – в данном разделе отображаются все счета, которые были созданы в системе для данного клиента. А также функционал быстрого добавления счетов для данного клиента.

document flow 07

Файлы – в данном разделе отображаются файлы, которые были добавлены в карточку клиента, а также вложения, которые были добавлены к документам. Доступна возможность добавить файлы для данного клиента.

document flow 08

Расходы – в данном разделе отображаются все расходы, которые были созданы в системе и связаны с данным клиентом. А также функционал быстрого добавления расходов для данного клиента.

doc flow 10

Акты – в данном разделе отображаются все акты, которые были созданы в системе для данного клиента.

document-flow

Договоры – в данном разделе отображаются все договоры, которые были созданы в системе для данного клиента. А также функционал быстрого добавления договора для данного клиента.

doc flow 12

Платежи – в данном разделе отображаются все платежи, которые были созданы в системе для данного клиента.

doc flow 13

Контакты – в данном разделе отображаются контакты, которые были созданы в системе для данного клиента. А также функционал управления контактами данного клиента.

doc flow 14

Личный кабинет клиента

В личном кабинете клиенту доступно взаимодействие с документацией - договорами, счетами на оплату, запросами в поддержку и т.д.

Подробнее о личном кабинете читайте по ссылке.

Ниже на изображении пример отображения личного кабинета клиента.

document-flow

 

Для каждого клиента в системе предусмотрена возможность создать договор.
Вместе с модулем «Шаблоны документов» есть возможность выбирать шаблон договора в котором, при правильной настройке, доступна возможность добавить подстановку значений с карточки клиента используя «Шорткоды». После сохранения договора он попадает в общую таблицу раздела «Договоры», а также в раздел договора в карточке клиента, с которым был связан. Созданный договор доступен к отправке контактам клиента на почту.

document-flowdocument-flowdocument-flow

Для каждого клиента в системе доступна возможность создать «Счет на оплату».
При создании счета, в счете добавляются позиции которые формируют общую сумму счета. После сохранения счета он попадает в общую таблицу раздела «Счета на оплату», а также в раздел счета в карточке клиента, с которым был связан.

document-flowdocument-flow

Для закрытия оплаты по данному счету необходимо создать платеж в системе, по одному счету возможно создавать несколько платежей. Счет считается оплаченным, когда сумма созданных платежей по данному счету равна сумме указанной в самом счете.

document-flow

document-flow

При установленном модуле «Акты» в системе, по счету доступна возможность создать акт, который привязывается к счету.

Важно: для начала работы с актами в системе необходимо создать шаблон акта, в который будут добавляться позиции, которые были добавлены в счет. При правильной настройке, можно добавить подстановку значений с карточки клиента используя «Шорткода». После сохранения акта он попадает в общую таблицу модуля «Акты», а также в раздел акты в карточке клиента, с которым был связан. Созданный акт можно отправить контактам клиента на почту.

document-flowdocument-flow

При установленном модуле «Накладные» в системе, по счету есть возможность создать накладную, накладная всегда привязывается к счету. Стоит учесть, что для начала работы с накладными в системе Вам будет необходимо создать шаблон накладной, в которую будут добавляться позиции, которые были добавлены в счет. При правильной настройке, можно добавить подстановку значений с карточки клиента используя «Шорткоды». После сохранения накладной она попадает в общую таблицу модуля «Накладные», а также в раздел накладные в карточке клиента, с которым был связан. Созданную накладную можно отправить контактам клиента на почту.

document-flowdocument-flow

В разделе отчетов доступен Отчет по полученным платежам, в котором отображаются все платежи, которые были занесены в систему.

doc flow all payments

 

Корпоративное обучение

Специалисты учебного центра помогут понять общие принципы
работы и обучат вашу команду эффективным приемам.