Документооборот
Документооборот в системе предназначен для создания, хранения и обработки документов, сопровождающих рабочие процессы компании. Документы связываются с клиентами, счетами на оплату и другими записями системы, благодаря чему вся информация доступна в соответствующих разделах.
Создание карточки клиента
Процесс документооборота начинается после создания нового клиента или конвертации лида в клиента. После этого клиент появляется в общей таблице раздела "Клиенты".
Откройте необходимую запись, чтобы перейти в карточку клиента. В карточке хранятся данные клиента, контакты, документы, платежи, расходы и другая связанная информация.
Настройка разделов карточки клиента
Перейдите по пути: Настройки - Конфигурация - Клиенты.
В настройках можно определить разделы, которые будут отображаться в карточке клиента.
Доступные возможности:
- Поле "Видимые вкладки" - для выбора разделов, доступных в карточке клиента.
- Кнопка "Сохранить настройки" - для сохранения выбранных разделов.
Профиль клиента
В разделе "Профиль" отображается основная информация, добавленная в карточку клиента. Здесь можно просматривать и изменять данные компании, телефон, сайт, группы, категорию и другие параметры.
На вкладке "Персональный менеджер" можно назначить сотрудников, ответственных за работу с клиентом, и определить основного менеджера.
Финансовый отчет
В разделе "Финансовый отчет" отображается информация о выставленных клиенту счетах на оплату и зарегистрированных платежах.
Счета на оплату
В разделе "Счета" отображаются все счета на оплату, созданные для клиента. В этом же разделе можно быстро создать новый счет.
Файлы клиента
В разделе "Файлы" отображаются файлы, добавленные непосредственно в карточку клиента, а также вложения из связанных документов. В разделе можно загрузить дополнительные файлы и определить их доступность для клиента.
Расходы клиента
В разделе "Расходы" отображаются все расходы, созданные в системе и связанные с клиентом. В этом же разделе можно быстро добавить новый расход.
Акты клиента
В разделе "Акты" отображаются все акты, созданные для клиента.
Договоры клиента
В разделе "Договоры" отображаются все договоры, созданные для клиента. В этом же разделе можно быстро создать новый договор.
Платежи клиента
В разделе "Платежи" отображаются все платежи, созданные в системе для счетов выбранного клиента.
Контакты клиента
В разделе "Контакты" отображаются контактные лица, созданные для клиента. В разделе можно добавлять новые контакты и управлять существующими записями.
Персональный кабинет клиента
В персональном кабинете клиента доступна работа с документацией, включая договоры, счета на оплату, запросы поддержки и другие доступные разделы.
Набор доступных документов и возможностей зависит от настроек персонального кабинета и прав контакта клиента.
Создание договора
Для каждого клиента в системе можно создать договор. При наличии модуля "Шаблоны документов" договор можно сформировать на основании предварительно подготовленного шаблона.
В шаблоне договора можно использовать шорткоды. При создании документа система заменяет шорткоды соответствующими значениями из карточки клиента и других связанных записей.
При создании договора выберите клиента, реквизиты, тип договора и предварительно созданный шаблон.
После сохранения договор добавляется в общую таблицу раздела "Договоры" и в одноименный раздел карточки связанного клиента. Созданный договор можно отправить контактам клиента по электронной почте.
Создание счета на оплату
Для каждого клиента можно создать счет на оплату. При создании счета добавьте позиции, которые формируют его итоговую сумму.
После сохранения счет добавляется в общую таблицу раздела "Счета на оплату" и в раздел "Счета" карточки связанного клиента.
Регистрация платежа по счету
Для закрытия оплаты по счету необходимо создать платеж. Для одного счета можно зарегистрировать несколько платежей.
Счет считается полностью оплаченным, когда общая сумма зарегистрированных по нему платежей равна сумме счета. Если сумма платежей меньше суммы счета, он считается частично оплаченным.
Созданные платежи отображаются на вкладке "Платежи" в карточке соответствующего счета.
Создание акта по счету
При наличии модуля "Акты" на основании счета можно создать акт. Созданный акт связывается со счетом и клиентом.
Перед началом работы создайте шаблон акта. В документ будут добавляться позиции из связанного счета. Для автоматической подстановки данных клиента и документа используйте доступные шорткоды.
После сохранения акт добавляется в общую таблицу модуля "Акты" и в раздел "Акты" карточки клиента. Созданный документ можно отправить контактам клиента по электронной почте.
Создание накладной по счету
При наличии модуля "Накладные" на основании счета можно создать накладную. Накладная всегда связывается со счетом.
Перед началом работы создайте шаблон накладной. В накладную будут добавляться позиции из связанного счета. Для автоматической подстановки данных используйте доступные шорткоды.
После выбора шаблона укажите номер и дату накладной, добавьте примечание при необходимости и сохраните документ.
После сохранения накладная добавляется в общую таблицу модуля "Накладные" и в соответствующий раздел карточки клиента. Созданный документ можно отправить контактам клиента по электронной почте.
Отчет по полученным платежам
Перейдите по пути: Продажи - Отчеты - Полученные платежи.
В отчете по полученным платежам отображаются все платежи, зарегистрированные в системе. Данные можно отфильтровать по периоду, ответственному сотруднику и реквизитам компании.
Дополнительная информация
Набор разделов и документов в карточке клиента зависит от установленных модулей, настроек системы и прав доступа сотрудника.
Договоры, счета на оплату, акты, накладные и платежи сохраняются в общих разделах системы и одновременно отображаются в карточке связанного клиента.
