Модуль "Облік зарплати та розрахунків" призначений для керування робочим часом співробітників, робочими графіками, табелями, відпустками, лікарняними, відгулами, понаднормовими та преміями. Модуль також дозволяє розраховувати нарахування та заробітну плату співробітників, проводити виплати та контролювати історію змін.

Для використання модуля необхідно придбати та встановити модуль.

Після встановлення необхідно налаштувати робочий графік компанії, норми годин та параметри розрахунку заробітної плати.

Налаштування робочого графіка

Перейдіть шляхом "Налаштування - Компанія - Облік зарплати та розрахунків - Налаштування робочого графіка".

У розділі задається загальний робочий графік компанії.

• Вкладка "Налаштування робочого графіка" - для налаштування робочих та вихідних днів компанії.
• Поле "Тип" - для вибору робочого або вихідного дня.
• Поле "Початок" - для зазначення часу початку робочого дня.
• Поле "Кінець" - для зазначення часу закінчення робочого дня.
• Поле "Обід з" - для зазначення часу початку обідньої перерви.
• Поле "Обід до" - для зазначення часу закінчення обідньої перерви.
• Поле "Норма годин" - для зазначення кількості робочих годин за день.
• Поле "Кількість лікарняних" - для зазначення доступної кількості лікарняних за місяць.
• Поле "Кількість відпускних" - для зазначення доступної кількості днів відпустки за місяць.
• Поле "Кількість відгулів" - для зазначення доступної кількості відгулів за місяць.
• Перемикач одиниці обліку відгулів - для вибору обліку відгулів у днях або годинах.
• Кнопка "Зберегти налаштування" - для збереження робочого графіка.

Важливо! Робочий графік компанії використовується як основний графік під час формування графіків і табелів співробітників.

Норма годин

Перейдіть на вкладку "Норма годин".

У розділі відображається норма робочого часу за місяцями вибраного року.

• Поле вибору року - для вибору року, за який необхідно переглянути або змінити норми годин.
• Поля місяців - для відображення та зміни норми робочих годин за кожен місяць.
• Кнопка "Скинути" - для перерахунку норми годин вибраного місяця згідно з робочим графіком.
• Кнопка "Скинути все" - для перерахунку норм годин усіх місяців вибраного року.

Важливо! Після зміни робочого графіка компанії необхідно перерахувати норму годин, щоб нові значення використовувалися під час формування табелів та розрахунку заробітної плати.

Налаштування розрахунку заробітної плати

Перейдіть на вкладку "Налаштування розрахунку заробітних плат".

У верхній частині розділу доступні основні параметри розрахунку заробітної плати:

• Кнопка "Перерахувати табелі" - для повторного розрахунку табелів співробітників з урахуванням поточних налаштувань.
• Налаштування "Спосіб нарахування зарплати" - для вибору способу розрахунку заробітної плати: за таймерами, звичайний розрахунок або погодинна ставка за табелями модуля "Журнал записів".
• Налаштування "Режим погодинної тарифікації" - для увімкнення розрахунку заробітної плати співробітників за відпрацьованими годинами.
• Налаштування "Увімкнути налаштування норми годин на місяць" - для використання встановленої норми робочих годин під час розрахунку.
• Налаштування "Примусово вимикати таймер під час обіду" - для автоматичної зупинки робочого таймера під час обідньої перерви.
• Налаштування "Оплачувані лікарняні" - визначає, чи враховуються лікарняні під час розрахунку виплат.
• Налаштування "Оплачувана відпустка" - визначає, чи враховується відпустка під час розрахунку виплат.
• Налаштування "Оплачуваний відгул" - визначає, чи враховуються відгули під час розрахунку виплат.
• Налаштування "Використовувати штрафи" - для увімкнення обліку штрафів під час розрахунку.
• Налаштування "Використовувати відрядження" - для увімкнення обліку відряджень.
• Налаштування "Виплата зарплат" - для вибору виплати заробітної плати один або два рази на місяць.

Важливо! За увімкненого режиму погодинної тарифікації розрахунок заробітної плати залежить від кількості фактично відпрацьованих співробітником годин.

• Поле "Нагадувати про виплату зарплати через" - для зазначення кількості днів до нагадування про виплату заробітної плати.
• Поле "Понаднормові дні рахувати за тарифом" - для зазначення тарифу розрахунку понаднормової роботи.
• Налаштування "Враховувати понаднормові у відпрацюванні" - визначає, чи включаються понаднормові години у відпрацьований час співробітника.
• Поле "Категорія витрат для зарплат" - для вибору категорії витрат, що використовується під час виплати заробітної плати.
• Поле "Категорія витрат для понаднормових" - для вибору категорії витрат понаднормових.
• Поле "Категорія витрат для лікарняних" - для вибору категорії витрат лікарняних.
• Поле "Категорія витрат для відпусток" - для вибору категорії витрат відпусток.
• Поле "Категорія витрат для премій" - для вибору категорії витрат премій.
• Поле "Категорія витрат для відгулів" - для вибору категорії витрат відгулів.

• Поле "Типи нарахувань, за якими надсилати сповіщення співробітникам" - для вибору нарахувань, за якими співробітникам надсилатимуться сповіщення.
• Налаштування "Надсилати сповіщення при отриманні співробітником зарплати" - для увімкнення сповіщень про виплату заробітної плати.
• Налаштування "Увімкнути підрахунок витрат у завданнях" - для обліку витрат на співробітників у завданнях.
• Налаштування "Увімкнути підрахунок витрат у проєктах" - для обліку витрат на співробітників у проєктах.
• Налаштування обов'язковості поля "Коментар" - визначає необхідність заповнення коментаря під час створення запитів на відпустку, лікарняний та інші відсутності.
• Поле вибору каси - для визначення каси, з якої списуватимуться кошти під час виплати заробітної плати.
• Поле "Співробітники" - для вибору співробітників, виплати яким мають списуватися з відповідної каси.
• Налаштування створення операції за недостатньої кількості коштів у касі - визначає можливість створення операції, якщо коштів для виплати недостатньо.
• Налаштування створення виплати за недостатньої кількості коштів - визначає можливість проведення виплати за нестачі коштів у вибраній касі.

Важливо! Налаштування списання виплат із каси доступні за наявності модуля "Каси".

Співробітники

Перейдіть шляхом "Компанія - Облік зарплати та розрахунків - Співробітники".

На сторінці відображаються співробітники компанії та інформація про використані відгули, лікарняні та відпустки.

1. Фільтр "Роль" - для відображення співробітників із вибраною роллю.
2. Поле "Виключати неактивних" - для приховування неактивних співробітників із таблиці.
3. Поле кількості рядків - для вибору кількості співробітників, що відображаються на сторінці.
4. Кнопка "Експорт" - для вивантаження списку співробітників.
5. Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці співробітників.
6. Поле "Пошук" - для пошуку співробітників за даними в таблиці.
7. Ім'я співробітника - для переходу до картки вибраного співробітника.
8. Перемикач "Активний" - для зміни активності співробітника.

Картка співробітника

Щоб відкрити картку співробітника, натисніть на його ім'я в розділі "Співробітники".

У картці співробітника доступні розділи "Профіль", "Розклад", "Табель", "Понаднормові", "Відгули", "Лікарняні", "Відпустки", "Премії", "Зарплати", "Виплати" та "Журнал активності".

Профіль співробітника

У розділі "Профіль" відображається основна інформація про співробітника.

• Перемикач "Активний" - для відображення поточного стану співробітника.
• Ім'я та прізвище - основна інформація про співробітника.
• Електронна пошта та телефон - контактна інформація співробітника.
• Внутрішній номер - внутрішній номер співробітника в компанії.
• Дата народження - дата народження співробітника.
• Профілі в соціальних мережах - додаткова контактна інформація.
• Номер картки - дані картки співробітника.
• Роль - роль співробітника в системі.
• Відділ - підрозділ, до якого належить співробітник.
• Відгули, лікарняні та відпустка - інформація про використаний і доступний час відсутності.
• Кнопка "Змінити" - для редагування даних співробітника.

Важливо! Якщо в налаштуваннях увімкнена погодинна тарифікація, а ставка співробітника не переведена у відповідний режим, система відображає попередження в картці співробітника.

Розклад співробітника

Перейдіть у картці співробітника на вкладку "Розклад".

У розділі відображається індивідуальний тижневий робочий графік співробітника.

• День тижня - день, для якого діє налаштування.
• Тип - робочий або вихідний день.
• Початок - час початку робочого дня.
• Кінець - час закінчення робочого дня.
• Обід з - час початку обідньої перерви.
• Обід до - час закінчення обідньої перерви.
• Норма годин - встановлена кількість робочих годин.
• Кнопка "Змінити" - для зміни індивідуального графіка співробітника.

Важливо! Під час створення співробітника його робочий графік формується на підставі робочого графіка компанії. Індивідуальні зміни розкладу співробітника використовуються під час формування його табеля.

Табель співробітника

Перейдіть у картці співробітника на вкладку "Табель".

У розділі відображається робочий час співробітника за вибраний період.

• Фільтр року - для вибору року.
• Фільтр місяця - для вибору місяця.
• Кнопка "Змінити" - для редагування табеля співробітника.
• Колонка "Дата" - дата робочого або вихідного дня.
• Колонка "Тип" - тип дня.
• Колонка "Початок" - час початку робочого дня.
• Колонка "Кінець" - час закінчення робочого дня.
• Колонка "Обід з" - час початку обіду.
• Колонка "Обід до" - час закінчення обіду.
• Колонка "Норма годин" - встановлена норма робочого часу.
• Колонка "Фактично" - фактично відпрацьований співробітником час.

Понаднормові співробітника

Перейдіть на вкладку "Понаднормові".

У розділі відображається понаднормовий робочий час співробітника.

• Фільтр року - для вибору року.
• Фільтр місяця - для вибору місяця.
• Кнопка "Змінити" - для зміни даних про понаднормову роботу.
• Колонка "Початок" - час початку понаднормової роботи.
• Колонка "Кінець" - час закінчення понаднормової роботи.
• Колонка "Кількість годин" - тривалість понаднормової роботи.

Відгули співробітника

Перейдіть на вкладку "Відгули".

У розділі відображаються відгули співробітника та кількість використаного й доступного часу.

• Фільтр року - для вибору року.
• Показник "Використано" - кількість використаних відгулів.
• Показник "Доступно" - кількість доступних відгулів.
• Кнопка "Змінити" - для зміни інформації про відгули.
• Колонка "Початок" - початок відгулу.
• Колонка "Кінець" - закінчення відгулу.
• Колонка "Кількість годин" - тривалість відгулу.

Лікарняні співробітника

Перейдіть на вкладку "Лікарняні".

У розділі відображаються лікарняні співробітника та кількість використаного й доступного часу.

• Фільтр року - для вибору року.
• Показник "Використано" - кількість використаного часу лікарняних.
• Показник "Доступно" - кількість доступного часу лікарняних.
• Кнопка "Змінити" - для зміни інформації про лікарняні.
• Колонка "Початок" - початок лікарняного.
• Колонка "Кінець" - закінчення лікарняного.
• Колонка "Кількість годин" - тривалість лікарняного.

Відпустки співробітника

Перейдіть на вкладку "Відпустки".

У розділі відображаються відпустки співробітника та кількість використаного й доступного часу.

• Фільтр року - для вибору року.
• Показник "Використано" - кількість використаного часу відпустки.
• Показник "Доступно" - кількість доступного часу відпустки.
• Кнопка "Змінити" - для зміни інформації про відпустки.
• Колонка "Початок" - початок відпустки.
• Колонка "Кінець" - закінчення відпустки.
• Колонка "Кількість годин" - тривалість відпустки.

Премії співробітника

Перейдіть на вкладку "Премії".

У розділі відображаються премії співробітника за вибраний рік.

• Фільтр року - для вибору року.
• Кнопка "Змінити" - для зміни даних про премії співробітника.
• Колонка "Місяць" - місяць нарахування премії.
• Колонка "Рік" - рік нарахування премії.
• Колонка "Премія" - сума премії.
• Колонка "Коментар" - додаткова інформація про нараховану премію.

Заробітна плата співробітника

Перейдіть на вкладку "Зарплати".

У розділі відображається поточна ставка співробітника та інформація про нарахування за вибраний рік.

• Ставка співробітника - встановлена ставка, що використовується для розрахунку заробітної плати.
• Кнопка "Змінити" - для зміни ставки та параметрів заробітної плати співробітника.
• Кнопка "Виплата" - для відкриття форми проведення виплати.
• Фільтр року - для вибору року.
• Поле кількості рядків - для вибору кількості записів на сторінці.
• Кнопка "Експорт" - для вивантаження таблиці нарахувань.
• Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці.
• Поле "Пошук" - для пошуку даних у таблиці.
• Колонка "Місяць" - місяць нарахування.
• Колонка "Ставка" - ставка співробітника.
• Колонка "Вартість дня або години" - розрахункова вартість робочого часу.
• Колонка "Зарплата" - сума заробітної плати.
• Колонка "Понаднормові" - нарахування за понаднормову роботу.
• Колонка "Лікарняні" - нарахування за лікарняні.
• Колонка "Відпустки" - нарахування за відпустку.
• Колонка "Премія" - нараховані премії.
• Колонка "Нараховано" - загальна нарахована сума.
• Колонка "Виплачено" - сума проведених виплат.
• Колонка "Залишок" - сума, що залишається до виплати.

Проведення виплати

Щоб провести виплату співробітнику, натисніть кнопку "Виплата" на вкладці "Зарплати".

У формі, що відкрилася, доступні:

• Поле вибору року - для вибору року виплати.
• Поле вибору місяця - для вибору місяця виплати.
• Кнопка "Оновити" - для оновлення розрахованих сум.
• Поле "Зарплата" - сума заробітної плати.
• Поле "Понаднормові" - сума оплати понаднормових.
• Поле "Відпустки" - сума оплати відпусток.
• Поле "Відгули" - сума оплати відгулів.
• Поле "Лікарняні" - сума оплати лікарняних.
• Поле "Премія" - сума премій.
• Поля вибору нарахувань - для визначення сум, які необхідно включити до виплати.
• Поле "Сума виплати" - підсумкова сума виплати співробітнику.
• Кнопка "Зберегти" - для збереження виплати.

Важливо! Перед збереженням виплати перевірте вибраний період і нарахування, які включені до підсумкової суми.

Виплати співробітника

Перейдіть на вкладку "Виплати".

У розділі відображається історія проведених виплат співробітнику.

• Фільтр року - для вибору року.
• Поле кількості рядків - для вибору кількості записів на сторінці.
• Кнопка "Експорт" - для вивантаження історії виплат.
• Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці.
• Поле "Пошук" - для пошуку записів.
• Колонка "Витрати" - пов'язаний із виплатою запис витрати.
• Колонка "Дата" - дата виплати.
• Колонка "Період" - період, за який була проведена виплата.
• Колонка "Зарплата" - виплачена сума заробітної плати.
• Колонка "Понаднормові" - виплачена сума понаднормових.
• Колонка "Лікарняні" - виплачена сума лікарняних.
• Колонка "Відпустки" - виплачена сума відпускних.
• Колонка "Премія" - виплачена сума премії.
• Колонка "Виплачено" - загальна сума виплати.

Журнал активності співробітника

Перейдіть на вкладку "Журнал активності".

У журналі відображається історія дій та змін, пов'язаних з обліком робочого часу та заробітної плати.

• Фільтр "Період" - для відбору записів за необхідний період.
• Фільтр "Подія" - для відбору записів за типом події.
• Фільтр "Співробітник" - для відбору записів певного співробітника.
• Кнопка "Очистити журнал" - для видалення записів журналу.
• Поле кількості рядків - для вибору кількості записів на сторінці.
• Кнопка "Експорт" - для вивантаження журналу активності.
• Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці.
• Поле "Пошук" - для пошуку записів.
• Колонка "Номер" - номер запису журналу.
• Колонка "Дата" - дата та час події.
• Колонка "Співробітник" - співробітник, до якого належить подія.
• Колонка "Подія" - тип зафіксованої дії.
• Колонка "Опис" - детальна інформація про подію.

Робочий графік співробітників

Перейдіть шляхом "Компанія - Облік зарплати та розрахунків - Робочий графік".

У розділі доступні два режими відображення: "Календар" і "Розклад".

Календар робочого графіка

У режимі "Календар" події співробітників відображаються в календарі.

• Кнопка "Календар" - для відображення подій у календарному вигляді.
• Кнопка "Розклад" - для переходу до загального розкладу співробітників.
• Фільтр "Ролі співробітників" - для відображення співробітників вибраних ролей.
• Фільтр "Співробітники" - для вибору певних співробітників.
• Фільтр "Тип" - для відбору подій певного типу.
• Кнопки переходу назад і вперед - для переходу між періодами.
• Кнопка "Цей місяць" - для переходу до поточного місяця.
• Кнопка "Місяць" - для відображення календаря за місяць.
• Кнопка "Тиждень" - для відображення календаря за тиждень.
• Кнопка "День" - для відображення календаря за день.
• Календар - для перегляду понаднормових, відпусток, відгулів та лікарняних співробітників.

Важливо! Події різних типів виділяються в календарі різними кольорами, що дозволяє швидко визначити вид відсутності або додаткової роботи співробітника.

Розклад співробітників

Виберіть режим "Розклад".

У розділі відображається зведений графік співробітників за вибраний місяць.

• Кнопка "Календар" - для повернення до календарного відображення.
• Кнопка "Розклад" - для відображення зведеного розкладу співробітників.
• Фільтр "Ролі співробітників" - для вибору ролей співробітників.
• Фільтр "Співробітники" - для вибору співробітників.
• Поле "Виключати неактивних" - для приховування неактивних співробітників.
• Кнопки переходу назад і вперед - для переходу між місяцями.
• Кнопка "Сьогодні" - для переходу до поточного періоду.
• Позначення "Відпустки" - для відображення відпусток співробітників.
• Позначення "Понаднормові" - для відображення понаднормової роботи.
• Позначення "Відгули" - для відображення відгулів.
• Позначення "Лікарняні" - для відображення лікарняних.
• Позначення "Вихідні" - для відображення вихідних днів.
• Таблиця розкладу - для перегляду подій співробітників за днями вибраного місяця.

Створення події в розкладі

У режимі "Розклад" можна створити подію для співробітника. Для цього натисніть на необхідну комірку навпроти співробітника та дати.

• Пункт "Понаднормові" - для додавання понаднормової роботи співробітника.
• Пункт "Відпустка" - для додавання відпустки співробітника.
• Пункт "Відгул" - для додавання відгулу співробітника.
• Пункт "Лікарняний" - для додавання лікарняного співробітника.
• Блок підсумкової інформації - для перегляду кількості відпусток, лікарняних, понаднормових, відгулів, робочих днів та норми робочих годин за вибраний місяць.

Важливо! Створені події враховуються в робочому графіку співробітника та можуть впливати на розрахунок його заробітної плати залежно від налаштувань модуля.

Зарплати

Перейдіть шляхом "Компанія - Облік зарплати та розрахунків - Зарплати".

У розділі відображається зведена інформація про нарахування та виплати заробітної плати співробітників.

• Фільтр вибору року - для відображення нарахувань за вибраний рік.
• Фільтр вибору місяця - для відображення нарахувань за вибраний місяць.
• Поле "Виключати неактивних" - для приховування неактивних співробітників зі списку.
• Поле кількості рядків - для вибору кількості записів, що відображаються на сторінці.
• Кнопка "Експорт" - для вивантаження списку нарахувань.
• Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці.
• Поле "Пошук" - для пошуку співробітника за даними в таблиці.
• Прізвище та ім'я - для відображення співробітника, якого стосуються нарахування.
• Місяць - для відображення місяця нарахування.
• Ставка - для відображення встановленої ставки співробітника.
• Вартість дня або години - для відображення розрахованої вартості робочого часу.
• Зарплата - для відображення суми заробітної плати.
• Понаднормові - для відображення суми нарахувань за понаднормову роботу.
• Лікарняні - для відображення суми нарахувань за лікарняні.
• Відпустки - для відображення суми нарахувань за відпустку.
• Премія - для відображення суми нарахованих премій.
• Нараховано - для відображення загальної нарахованої суми.
• Виплачено - для відображення загальної виплаченої суми.
• Залишок - для відображення суми, що залишається до виплати співробітнику.

Створення запиту співробітником

Співробітник може самостійно створити запит на відпустку, відгул, лікарняний або іншу доступну подію. Для цього в профілі співробітника необхідно натиснути кнопку "Створити запит".

У вікні, що відкрилося, доступні:

1. Поле "Тип" - для вибору типу створюваного запиту.
2. Поле "Початок" - для зазначення дати та часу початку події.
3. Поле "Завершення" - для зазначення дати та часу закінчення події.
4. Поле "Коментар" - для додавання додаткової інформації до запиту.
5. Поле "Файл" - для прикріплення файлу до запиту.
6. Кнопка "Зберегти" - для створення та надсилання запиту на розгляд.

Важливо! Необхідність заповнення коментаря під час створення запиту залежить від параметрів, установлених у налаштуваннях розрахунку заробітної плати.

Запити співробітників

Перейдіть шляхом "Компанія - Облік зарплати та розрахунків - Запити".

У розділі відображаються запити співробітників на відпустку, відгул, лікарняний та інші події.

1. Фільтр "Дата створення" - для відбору запитів за датою створення.
2. Фільтр "Співробітники" - для відображення запитів вибраних співробітників.
3. Фільтр "Статус" - для відображення запитів із вибраним статусом.
4. Поле кількості рядків - для вибору кількості записів, що відображаються на сторінці.
5. Кнопка "Експорт" - для вивантаження списку запитів.
6. Кнопка "Оновити" - для оновлення таблиці запитів.
7. Поле "Пошук" - для пошуку запитів за даними в таблиці.
8. Співробітник - для відображення співробітника, який створив запит.
9. Тип - для відображення типу запиту.
10. Період - для відображення дати та часу початку й закінчення події.
11. Статус - для відображення поточного стану запиту.
12. Дата створення - для відображення дати створення запиту.

Розгляд запиту співробітника

Щоб переглянути детальну інформацію про запит, натисніть на запис необхідного співробітника в розділі "Запити".

У вікні, що відкрилося, відображається інформація про запит:

• Кнопка "Затвердити" - для підтвердження запиту співробітника.
• Кнопка "Відхилити" - для відхилення запиту співробітника.
• Тип - для відображення типу запиту.
• Дата - для відображення періоду, на який було створено запит.
• Тривалість - для відображення тривалості події.
• Файл - для відображення прикріпленого до запиту файлу.
• Коментар - для відображення коментаря співробітника.
• Вкладення - для відображення додаткових вкладень запиту.

Важливо! Після затвердження запиту відповідна подія додається до даних співробітника та враховується під час формування його робочого графіка та розрахунків.

Віджет на дашборді

На головній сторінці співробітнику доступний блок "Мій баланс", у якому відображається доступна кількість часу для різних типів відсутностей та можливість створити новий запит.

1. Баланс відпустки - для відображення доступної кількості відпустки.
2. Баланс відгулів - для відображення доступної кількості відгулів.
3. Баланс лікарняних - для відображення доступної кількості лікарняних.
4. Кнопка "Створити запит" - для створення нового запиту співробітником.

Важливо! Баланс співробітника формується згідно з установленими обмеженнями та налаштуваннями робочого графіка. Одиниця обліку відгулів залежить від вибраної в налаштуваннях одиниці - дні або години.