Командой Perfectum CRM+ERP был разработан модуль “Отправка документов Новой почтой”, который облегчит работу сотрудникам с отправкой и контролем доставки отправлений Новой Почтой.

Для настройки модуля перейдите по пути: “Настройки – Компания – Отправка документов”.

На странице есть:

1. Кнопка «Добавить отправителя» - для добавления нового отправителя.
2. Кнопка "Ключи API" - для добавления ключей API, созданных в Бизнес-кабинете Новой Почты.
3. Поле для отображения количества записей на странице (10,25,50...).
4. Кнопка "Экспорт" – для экспорта списка отправителей.
5. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы отправителей.
6. Поле "Поиск" - для поиска отправителей по ключевым словам.
7. Таблица со списком отправителей, где отображаются имя, адрес и телефон отправителя, а также опции для его редактирования и удаления.

Для начала работы с модулем необходимо обязательно добавить ключ API Новой Почты. Для добавления нового ключа API необходимо нажать кнопку “Ключи API”.

В поле "Ключ API Новой Почты" вставить сгенерированный в Бизнес-кабинете Новой Почты ключ и нажать кнопку "Сохранить". После чего снова нажать кнопку “Ключи API”, в модальном окне обновить базу городов, нажав на кнопку “Обновить Базу Городов”.

Далее можно будет добавлять отправителей.

Для этого нужно нажать кнопку “Добавить отправителя” и заполнить поля в модальном окне:

1. Поле “Отправитель” - для выбора частного или юридического лица отправителя.
2. Поле "Контакт отправителя" - для указания контакта отправителя.
3. Поле "Адрес/Отделение" - для указания адреса или отделения Новой почты отправителя.
Нажимаем на иконку "+" справа от поля, в модальном окне выбираем "Отделение" или "Адрес" и заполняем актуальные данные. Сохраняем.

Отправитель добавлен. Теперь можно начинать работу с модулем.

Главная страница модуля находится по пути “Компания - Служебные документы - Отправка документов” и содержит следующие функциональные элементы:

1. Кнопка «Добавить отправление» - для добавления нового отправления.
2. Кнопка “Таблица” - открывает/скрывает карту отправления.
3. Фильтр “Клиенты” – для отображения отправлений выбранных клиентов.
4. Фильтр "Сотрудники" - для отображения отправлений, закрепленных за выбранными сотрудниками.
5. Фильтр “Год” – для отображения отправлений за выбранный год.
6. Фильтр "Статус" - для отображения отправлений по выбранному статусу.
7. Поле для отображения количества записей на странице (10,25,50...).
8. Кнопка "Экспорт" – для экспорта списка отправлений.
9. Кнопка "Настройки" – для настройки отображения колонок таблицы отправлений.
10. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы отправлений.
11. Поле "Поиск" - для поиска отправлений по ключевым словам.
12. Колонка "ТТН" - для отображения номера ТТН.
13. Колонка “Дата создания” – для отображения даты создания отправления.
14. Колонка "Клиент" - для отображения клиента, для которого создано отправление.
15. Колонка “Реквизиты” - для отображения выбранных в карточке отправления реквизитов клиента.
16. Колонка "Статус" - для отображения статуса отправления.
17. Колонка "Ответственный менеджер" - для отображения ответственного за отправление менеджера.
18. Колонка "Дата прибытия" - для отображения даты, когда зафиксировано прибытие отправления.

Настройки по умолчанию для отправки Новой Почтой доступны по пути "Настройки - Конфигурация - Приложения - Отправка документов".

Здесь мы можем заполнить следующие данные:

1. Оплата стоимости доставки - Отправитель/Получатель.
2. Тип отправления - Отделение/Курьер.
3. Заполнение данных получателя - Из реквизитов клиента/Вручную.
4. Оценочная стоимость отправки.
5. Описание отправки.
6. Параметры отправления: Ширина, Длина, Высота и Вес отправления.

Для создания нового отправления нужно нажать кнопку “Добавить отправление” и заполнить/отметить обязательные поля:

1. Обязательное поле "Клиент" - для выбора клиента, для которого создается отправление.
2. Поле "Реквизиты" - для выбора доступных реквизитов с карточки клиента.
3. “Оплата стоимости доставки” – для выбора того, кто будет оплачивать доставку – Отправитель или Получатель.
4. "Тип отправки" - для указания типа - Отделение/Почтомат или Курьер.
5. “Заполнение данных получателя” - заполнение “Из реквизитов клиента” или “Вручную”.
   При выборе вариантов "Курьер" и "Вручную" нужно заполнить следующие поля получателя:
6. Обязательное поле "Город" - для указания города получателя.
7. Обязательное поле "Улица" - для указания улицы получателя.
8. Обязательное поле "Номер дома" - для указания номера дома получателя.
9. Обязательное поле "Квартира" - для указания номера квартиры получателя.
10. Обязательное поле "ФИО получателя" - для указания ФИО получателя.
11. Обязательное поле “Телефон получателя” – для указания телефона получателя.
12. Обязательное поле "Отправитель" - для выбора отправителя среди добавленных контрагентов Новой Почты.
13. Обязательное поле "Ответственный менеджер" - для указания ответственного за отправление сотрудника.
14. Поле “Тип документа” - для выбора отправляемого акта, договора, счета, а также исходящей корреспонденции или накладной (при имеющихся подключенных соответствующих модулях).
15. Поле "Документ" - для выбора самого документа из системы.
16. Поле “Количество экземпляров” - для указания количества экземпляров отправляемого документа.
17. Таблица указанных для отправки документов, где отображена информация о наименовании предмета отправки, даты документа, суммы и количества экземпляров. Также напротив добавленных документов есть опции редактирования количества экземпляров и удаление добавленного документа.

При выборе типа отправления “Отделение/Почтомат” и варианта заполнения данных клиента “Вручную” полей для заполнения получателя будет несколько меньше:

1. Обязательное поле "Город" - для указания города получателя.
2. Обязательное поле “Отделение” – для указания отделения Новой Почты получателя.
3. Обязательное поле "ФИО получателя" - для указания ФИО получателя.
4. Обязательное поле “Телефон получателя” – для указания телефона получателя.

И если выбран вариант заполнения данных “Из реквизитов клиента”, то вместо всех полей адреса получателя необходимо заполнить только одно поле – “Получатель”, в котором нужно выбрать один из добавленных в карточку клиента реквизитов.

В разделе “Приложения” карточки клиента появился новый раздел - “Отправка документов”. В нем также доступен функционал добавления нового отправления непосредственно выбранному клиенту.

Для того, чтобы раздел отображался в карточке клиента, необходимо включить его в настройках модуля “Клиенты” по пути “Настройки - Конфигурация - Приложения - Клиенты” в пункте “Видимые вкладки (Профиль)”:

После создания отправления в системе, указанные в нем данные передаются в Новую Почту, которая автоматически формирует номер ТТН и регистрирует отправление в своем мобильном приложении.

Сформированная Новой Почтой накладная получается и отображается в карточке отправки. Ее можно просмотреть, загрузить или напечатать по необходимости.

Просмотр карточки отправления.

Для просмотра карточки нужно нажать на номер ТТН или кнопку “Таблица” в верхнем ряду кнопок страницы модуля.

При просмотре доступно:

1. Вкладка “Описание” - где доступна полная информация о заполненных в карточке отправления данных, а также таблица добавленных к отправлению документов. При нажатии на ссылку в колонке “Наименование предмета” произойдет переход в карточку добавленного документа.
2. Вкладка "Журнал операций" - где отображается вся проведенная работа с отправлением - создание, внесение изменений, изменение статусов.
3. Кнопка "Обновить данные" - для отправки запроса в Новую Почту об обновлении данных (статус и другие данные по конкретному отправлению).
4. Кнопка "Редактировать" - для редактирования карточки отправления.
5. Кнопка "Удалить" - удаление карточки отправления.
6. Кнопка "Печать/Просмотр в браузере" - для, собственно, печати ТТН или просмотра ее в той же вкладке браузера.

С помощью планировщика задач (Cron) один раз в сутки система получает информацию от Новой Почты о статусах отправлений и отображает их в таблице.

Перечень статусов отправлений Новой Почты:

• Новая Почта ожидает поступления от отправителя.
• Удалено.
• Номер не найден.
• Отправление в ХХХХ (статус для межобластных).
• Отправление в городе ХХХХ (статус для услуг локал стандарт и локал экспресс-доставка в пределах города).
• Отправление следует в город УУУУ.
• Отправление в УУУУ, ориентировочная доставка в отделение ХХХ-dd-mm.
• Прибыло в отделение.
• Отправление получено.
• Отправление получено. В течение суток вы получите SMS.
• Отправление получено. Денежный перевод выдан получателю.
• Отправление передано для осмотра получателю.
• На пути к получателю.
• Отказ получателя.
• Изменен адрес.
• Прекращено хранение.
• Получено и создана ЕН обратной доставки.

После того, как отправление попало в следующие статусы:

• Отправление получено,
• Отправление получено. В течение суток вы получите SMS,
• Отправление получено. Денежный перевод выдан получателю,
• Отказ получателя,
• Получено и создана ЕН обратной доставки,
• Прекращено хранение,
• Удалено

по ним прекращается обновление информации для уменьшения нагрузки на систему.