Модуль "Акты" предназначен для автоматического создания актов на основании выставленных счетов на оплату. В модуле можно формировать документы по подготовленным шаблонам, отправлять их клиентам, прикреплять файлы и отслеживать просмотр отправленных актов.

Настройки модуля

Перейдите по пути: Настройки - Конфигурация - Финансы - Акты.

Доступные возможности:

• Поле "Префикс номера акта" - для указания буквенного или цифрового значения, которое будет добавляться перед номером акта.
• Поле "Следующий номер акта" - для указания номера, который будет присвоен следующему созданному акту.
• Настройка "Формат номера акта" - для выбора формата нумерации актов.
• Настройка "Отображать логотип компании в актах" - для добавления логотипа компании в сформированный акт.
• Настройка "Требовать, чтобы клиент вошёл в систему для просмотра акта" - для ограничения просмотра акта без авторизации клиента.
• Настройка "Отправлять акт автоматически после создания" - для автоматической отправки акта клиенту сразу после его создания.
• Кнопка "Сохранить настройки" - для сохранения внесённых изменений.

Перед созданием акта необходимо подготовить шаблон документа. Подробнее о настройке шаблонов читайте в статье "Шаблоны актов".

Главная страница модуля

Перейдите по пути: Продажи - Акты.

Доступные возможности:

1. Кнопка "Счета на оплату" - для перехода в раздел счетов на оплату.
2. Кнопка "Сбросить фильтры" - для очистки выбранных параметров фильтрации.
3. Фильтр "Период" - для отображения актов, созданных за выбранный период.
4. Фильтр "Ответственный менеджер" - для отображения актов выбранных сотрудников.
5. Фильтр "Подписанный" - для отбора подписанных или неподписанных актов.
6. Фильтр "Способ оплаты" - для отбора актов по способу оплаты связанного счёта.
7. Фильтр "Мультикомпания" - для отображения актов выбранной компании.
8. Фильтр "Статус Вчасно" - для отбора актов по состоянию документа в сервисе "Вчасно".
9. Флажок "Исключить неактивных сотрудников" - для скрытия актов сотрудников, профили которых были отключены.
10. Поле количества записей - для выбора количества актов, отображаемых на странице.
11. Кнопка "Экспорт" - для экспорта таблицы актов.
12. Кнопка "Массовые действия" - для выполнения действий с выбранными актами.
13. Кнопка "Настройки" - для настройки отображения столбцов таблицы.
14. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы актов.
15. Поле "Поиск" - для поиска актов по ключевым словам.
16. Флажки выбора - для выбора актов перед экспортом или выполнением массовых действий.
17. Номер акта - для открытия страницы просмотра и редактирования выбранного акта.
18. Кнопка "Просмотреть" - для открытия акта.
19. Кнопка "Удалить" - для удаления акта.
20. Переключатель "Подписанный" - для изменения признака подписания акта.
21. Номер счёта на оплату - для открытия счёта, на основании которого был создан акт.
22. Название клиента - для открытия карточки клиента.
23. Ответственный менеджер - сотрудник, ответственный за акт.

Просмотр и редактирование акта

Для открытия акта нажмите на его номер на главной странице модуля.

На вкладке "Акт" доступны следующие возможности:

1. Поле "Акт по счёту" - отображает номер счёта на оплату, на основании которого был создан акт.
2. Поле "Клиент" - отображает клиента, для которого сформирован акт.
3. Поле "Контакт" - отображает контактное лицо клиента.
4. Поле "Акт №" - для просмотра или изменения номера акта. Номер должен быть уникальным.
5. Поле "Дата акта" - для изменения даты документа.
6. Поле "Сумма счёта" - отображает сумму связанного счёта на оплату.
7. Поле "Шаблон акта" - для выбора шаблона, по которому формируется документ.
8. Поле "Ответственный менеджер" - для выбора сотрудника, ответственного за акт.
9. Поле "Договор" - для привязки договора к акту.
10. Переключатель "Подписанный" - для указания, подписан акт или нет.
11. Поле "Статус Вчасно" - отображает текущее состояние отправки документа через сервис "Вчасно".
12. Переключатель "Включить визирование" - для включения согласования акта ответственными сотрудниками.
13. Поле "Примечание к акту" - для добавления внутреннего примечания.
14. Кнопка "Назад" - для возврата на главную страницу модуля.
15. Кнопка "Отправить во Вчасно" - для передачи акта в сервис электронного документооборота "Вчасно".
16. Кнопка "Номерной Viber" - для создания чата с клиентом и отправки акта через номерной Viber.
17. Кнопка "Номерной Telegram" - для создания чата с клиентом и отправки акта через номерной Telegram.
18. Кнопка "WhatsApp" - для создания чата с клиентом и отправки акта через WhatsApp.
19. Кнопка "Номерной WhatsApp" - для создания чата с клиентом и отправки акта через номерной WhatsApp.
20. Кнопка "Отправить по электронной почте" - для отправки акта на электронную почту клиента.
21. Кнопка "Документ" - для просмотра, сохранения или печати акта в формате переносимого документа.
22. Кнопка "Ещё" - для открытия дополнительных действий с актом, включая просмотр документа от имени клиента и удаление акта.
23. Кнопка "Доступные короткие коды" - для просмотра кодов, которые можно использовать в шаблоне акта.
24. Редактор акта - для изменения текста и оформления сформированного документа.

Вложения

На вкладке "Вложения" можно добавить к акту дополнительные файлы. Для загрузки перетащите файлы в область загрузки. Добавленные вложения можно просматривать и сохранять.

Отслеживание отправки по электронной почте

На вкладке отслеживания отображаются акты, отправленные клиенту по электронной почте. В таблице указываются дата отправки, тема письма, получатель и состояние просмотра документа.

Просмотр клиентом

На вкладке просмотра отображается информация о том, открывал ли клиент отправленный акт. До первого просмотра система показывает сообщение о том, что акт ещё не рассматривался клиентом.

Журнал операций

На вкладке "Журнал операций" сохраняется история действий сотрудников с актом, включая создание документа и его отправку клиенту.

Создание акта из счёта на оплату

Для создания акта откройте раздел "Счета на оплату", выберите нужный счёт и нажмите кнопку "Акт".

В открывшемся окне заполните следующие поля:

1. Поле "Акт №" - номер создаваемого акта.
2. Поле "Префикс номера акта" - буквенное или цифровое значение перед номером.
3. Поле "Дата акта" - дата формирования документа.
4. Поле "Шаблон акта" - шаблон, который будет использован для формирования документа.
5. Поле "Договор" - договор, связанный с актом.
6. Переключатель "Включить визирование" - для запуска согласования документа.
7. Поле "Примечание к акту" - для добавления внутреннего комментария.

Для завершения создания нажмите кнопку "Сохранить".

Акты в карточке клиента

Для просмотра актов клиента перейдите по пути: Продажи - Клиенты, откройте карточку клиента и выберите раздел "Акты".

В разделе отображаются все акты выбранного клиента. Доступны фильтры по периоду, ответственному менеджеру, признаку подписания, способу оплаты, компании и состоянию документа в сервисе "Вчасно". Кнопка "Выгрузить акты в архив" позволяет сохранить все акты клиента одним архивом.

Дополнительная информация

Кнопки отправки акта через мессенджеры отображаются только при наличии активных и настроенных модулей связи. Для создания чата в карточке клиента должен быть указан корректный номер телефона.

Для отправки акта через сервис "Вчасно" необходимо установить и настроить модуль "Интеграция с сервисом Вчасно".