Модуль "Акты"

28 ноября 2023
👁 5074

Модуль "Акты" позволяет по заблаговременно подготовленным шаблонам автоматически генерировать акты к выписанным счетам.

Перед началом работы с модулем его необходимо настроить, перейдите по пути "Настройки - Конфигурация - Приложения - Финансы - Акты".

Доступные возможности:

  1. Префикс номера Акта - позволяет задать префикс номера акта (буквы/цифры).
  2. Следующий номер акта - установить значение 1 если Вы хотите начать нумерацию актов с начала.
  3. Формат номера акта - выберите из доступных.
  4. Отображать логотип компании в актах - Да/Нет.
  5. Требовать, чтобы клиент зашёл в систему, чтобы посмотреть акт - Да/Нет.
  6. Отправлять автоматически акт после создания - Да/Нет.

01

После настройки необходимо создать шаблон акта, детальная инструкция доступна по ссылке.

Для работы с разделом перейдите по пути "Продажи - Акты".

Доступные возможности:

  1. Кнопка "Счета на оплату" - для перехода в раздел "Счета на оплату".
  2. Кнопка для сброса фильтров.
  3. Фильтр "Период" - позволяет указать период за который были созданы акты.
  4. Фильтр "Ответственный менеджер" - позволяет указать несколько сотрудников, чтобы отобразить акты, которые они создавали.
  5. Фильтр "Подписанный" - позволяет отобразить подписанные и не подписанные акты в системе.
  6. Фильтр "Способы оплаты" - позволяет отобразить акты по способам их оплаты.
  7. Чек-бокс "Выключить неактивных сотрудников" - по умолчанию всегда активен, если отключить отобразит акты сотрудников чьи профили были отключены.
  8. Поле для выбора количества записей на странице (10,25,50...).
  9. Кнопка "Экспорт" - для экспорта таблицы актов.
  10. Кнопка "Массовые действия" - для совершения массовых действий с выбранными актами (удаление/смена значения "подписан"/смена ответственного).
  11. Кнопка "Настройки" - для настройки отображения колонок в таблице актов.
  12. Кнопка "Обновить" - для обновления таблицы актов.
  13. Графа "Поиск" - для поиска актов по ключевым словам.
  14. Чек-бокс для выбора актов при экспорте или массовых действиях.
  15. Колонка "Акт №" - указывает индивидуальный номер акта в системе, после нажатия отроется окно для просмотра/редактирования акта.
  16. Колонка "Подписанный" - позволяет указать подписан ли акт.
  17. Колонка "Счет №" - указывает номер счета к которому был создан акт, если нажать откроется окно счета на оплату.
  18. Колонка "Клиент" - указывает компанию клиента, если нажать откроется карта клиента.
  19. Колонка "Реквизиты" - указывает реквизиты клиента, на которые был создан акт.
  20. Колонка "Ответственный менеджер" - указывает сотрудника, который создал акт.

1

Просмотр/редактирование акта вкладка "Акт".

Доступные возможности:

  1. Поле "Акт за счетом" - указывает счет на оплату по которому был создан акт.
  2. Поле "Акт №" - указывает номер акта в системе, так же позволяет сменить номер акта в системе. (Важно! Нельзя менять на номер акта который уже есть в системе).
  3. Поле "Дата акта" - указывает дату акта, дату можно сменить.
  4. Поле "Шаблон акта" - указывает используемый шаблон акта, можно сменить на другой.
  5. Переключатель "Подписанный" - позволяет указать подписан акт или нет, так же можно редактировать.
  6. Поле "Примечание к акту" - позволяет указать примечание к акту.
  7. Кнопка "Назад" - чтобы вернуться к разделу акты.
  8. Кнопка "Отправить" - позволяет отправить акт на почту клиента.
  9. Кнопка "PDF" - позволяет просмотреть акт в PDF, скачать, распечатать.
  10. Кнопка "Ещё" - Позволяет просмотреть акт со стороны клиента, а так же удалить акт.
  11. Кнопка "Доступные шорткоды" - открывает список шорткодов которые можно использовать в шаблоне акта.
  12. Редактор шаблона акта - Вы можете использовать шаблон, а после отредактировать нужные параметры в редакторе под клиента.

Если у Вас в системе активны и настроены модули коммуникации с клиентами (Facebook, Instagram) и у Вас активный чат с клиентом Вы сможете отправить акт в чат клиенту. (Рядом с кнопкой №8 отобразятся кнопки для отправки акта в чат Facebook, Instagram).

2

Просмотр/редактирование акта вкладка "Вложения".

В данной вкладке Вы можете прикрепить необходимые вложения к акту, а также просмотреть и скачать их.

3

Просмотр/редактирование акта вкладка "Отслеживание актов эл. почтой".

Если акт был отправлен на отслеживание электронной почтой, то в данном разделе вы сможете просмотреть весь этап отслеживания (когда акт был отправлен, был ли он получен, был ли он открыт).

4

Просмотр/редактирование акта вкладка "Просмотр клиентом".

В данной вкладке Вы сможете увидеть, просматривал ли клиент акт.

5

Просмотр/редактирование акта вкладка "Журнал операций".

В данной вкладке указывается всё взаимодействие сотрудников с актом.

6

Для создания акта перейдите в раздел "Счета на оплату", после нажмите на номер необходимого счета, а далее на кнопку "+Акт"

7

Далее необходимо заполнить:

  1. Номер акта.
  2. Дата акта.
  3. Шаблон акта.
  4. Включить визирование.
  5. Указать примечание к акту.

8

Акты в карте Клиента

Для просмотра Актов в карте клиента зайдите в раздел "Продажи -> Клиенты", выберите нужного клиента и перейдите в раздел "Акты" в меню "Продажи"

В разделе "Акты" есть:

  1. Кнопка "Выгрузить акты в zip" - система позволяет скачать все акты которые прикреплены к клиенту в один файл, после распаковки "zip-архива" появится папка с каждым актом отдельно.
  2. Поле для отображения определенного количества Актов на странице (10,25,50...).
  3. Кнопка "Экспорт" - для экспорта списка Актов.
  4. Кнопка "Настройки" - для настройки отображения колонок в таблице.
  5. Кнопка "Обновить" - для обновления списка Актов.
  6. Графа "Поиск" - для поиска Актов по ключевым словам.
  7. Чек-бокс для выбора актов при экспорте.
  8. Столбец "Акт №" - указывает номер Акта. При нажатии на номер акта откроется меню просмотра и редактирования Акта.
  9. Столбец "Дата акта" - указывает дату создания Акта.
  10. Столбец "Подписанный" - указывает подписан Акт или нет.
  11. Столбец "Счет №" - указывает номер счета, к которому был создан Акт. При нажатии на номер счета откроется вкладка "Счета на оплату" с информацией про выбранный платеж.
  12. Столбец "Способ оплаты" - указывает способ оплаты из счета.
  13. Столбец "Реквизиты" - указывает реквизиты клиента.
  14. Столбец "Сумма" - указывает сумму счета.
  15. Столбец "Теги" - указывает Теги Счета на оплату.
  16. Столбец "Ответственный менеджер" - указывает сотрудника, который создал акт.
  17. Столбец "Создан" - указывает дату создания Счета на оплату.
  18. Столбец "Визирование" - указывает визирование в акте.

9

Корпоративное обучение

Специалисты учебного центра помогут понять общие принципы
работы и обучат вашу команду эффективным приемам.